Định biên số người cho các vị trí
- Miêu tả công việc cho các vị trí
- Định biên lương cho các vị trí kế toán
- Quy định thời gian thử việc, thời gian chứng thức nhận việc: thủ việc hưởng 85% lương, sau 02 tháng nếu đạt thì sẽ là nhân viên chính thức
- Nhân viên thử việc 02 tháng sẽ phải giữ lại 10% trước khi chi trả thu nhập
- Tổ chức công tác mẫu biểu cho các vị trí kế toán: Phiếu, thu, chi, chứng từ hoạch toán mẫu biểu khác….
Các công việc phòng kế toán cần thiết lập của kế toán trưởng:
Thiết lập bộ máy kế toán để có thể vận hàng trơn chu và ko chồng chéo các ví trí công việc và đảm bảo tính nhất quán theo một thể thống nhất và quy chuẩn, do đó việc bố trí cơ cấu nhân sự rất là quan trọng
1. Setup bộ máy, quy trình hoạt động của phòng kế toán, xây dựng định biên nhân sự, mô tả công việc chi tiết phân công rõ ràng. Không để chồng chéo các công việc không để người rãnh rỗi ngồi không, còn người thì bận rộn tối ngày.
2. Thiết lập hệ thống báo cáo kiểm soát kế toán của các nhân sự điều hành hàng tuần, tháng, quý, năm
3. Thiết lập phân tích giá thành: món ăn, nước uống, các chi phí giá vốn khác. Làm sao để có lợi nhuận từ việc mua bán thương mại và sản xuất cung cấp dịch vụ của mình có lãi sau thuế
4. Thiết lập quy trình kiểm kê tài sản công cụ dụng cụ, kiểm soát hệ thống hóa tài sản công cụ dụng cụ của doanh nghiệp.
5. Thiết lập quy chế thanh toán thu chi, nội quy phòng kế toán, quy định thưởng phạt phòng kế toán, quy chế tài chính, quy chế thu chi hoa hồng.
6. Thiết lập hệ thống thiết kế lưu trữ sổ sách với thuế và kế toán nội bộ doanh nghiệp.
7. Tổng hợp đưa ra các báo cáo quản trị thu chi dòng tiền cho doanh nghiệp, báo cáo ngân lưu hoạt động cho doanh nghiệp.
8. Đưa ra các quyết định báo cáo tài chính ngắn hạn và dài hạn. tham mưu cho banh lãnh đạo về tình hình tài chính, và phân tích báo cáo đầu tư
9. Nhân trị:
- Đạo tướng soái: nhân nghĩa lễ trí tín
- Trị nhân: - làm sao để nhân viên nghe mình, làm sao để nhân viên phục tùng mệnh lênh, làm sao để mình vắng mặt nhân viên vẫn làm việc có hiệu quả mà không loạn, do đó thiên thời địa lợi nhân hòa rất quan trọng
- Làm sao để nhân viên đằng sau mình họ không đâm bị thóc chọc bị gạo, làm sao để họ không phản mình, làm sao để họ tin tưởng vào mình
- Làm tướng phải có 5 tài, bỏ mười lỗi. Năm tài là: Trí, nhân, tính, dõng, trung. Trí, thì không loạn; nhân phải thương người; tính, thì chẳng lỗi hẹn; dõng, thì chẳng nên phạm; trung, thì chẳng hai lòng. Còn mười lỗi là: có dõng mà coi chết như không, có việc gấp mà lòng vội, liệu hay mà ham lợi, có nhân mà chẳng nỡ diết, có trí mà chẳng biết sợ, có tính mà hay tin lầm, có trong sạch mà chẳng thương người, có mưu mà lòng đa nghi, có cứng mà hay ỷ mình, có mềm yếu mà ưa dùng người. Làm tướng mà có mười lỗi đó thì không đặng, cho nên làm tướng phải có đủ 5 tài, và bỏ 10 điều lỗi đó, ấy mới gọi là trong thiên hạ vô-địch. Đời nay mà làm tướng, chỉ là có mưu mà không có dõng, ỷ mình dỏi mà chẳng dung người, ngoài thì cung-kính mà trong thì khinh-dể, khoe mình ngôi sáng mà chế kẻ thấp-hèn, có tính kiêu-ngạo, sợ hổ với kẻ dưới, khoe sự dỏi của mình mà dấu điều hay của người, dấu sự sấu của mình mà phô sự sấu của người, ấy là mấy mối tệ của đạo làm tướng, nhiều người vẫn thế, nên làm tướng không hay là vì vậy.
10. Đối nội – Đối ngoại:
- Đối ngoại: giao dịch và tạo mối quan hệ với cơ quan thuế và khác, tiếp xúc những người kế toán trưởng khác để học hỏi thêm kinh nghiệm quản trị và thiết lập hệ thống kế toán
- Đối nội: trị nhân bình ổn, với các bộ phận phòng ban thì hài hòa suôn sẽ
1/Nhân viên tiếp phẩm kiêm kế toán bếp hàng hoá vật tư đầu vào:
- 01 nhân viên thu mua gọi là nhân viên tiếp phẩm, phụ trách việc thu mua đầu vào, Bếp trưởng dự đoán báo số lượng người, tiệc cần lập, Bếp trưởng căn cứ thực đơn + Định mức món ăn = > Lập bảng kê đề nghị mua hàng (số lượng rau, củ, quả….) = > chuyển cho Nhân viên thu mua đầu vào tiến hành đi mua (chợ, siêu thị….)
Bếp trưởng:
+ Lập công thức về thành phần thực phẩm, định lượng và giá gốc cho tất cả các món ăn. Thực đơn chọn sẵn (Set Menu), Thực đơn tự chọn (À La Carte), Thực đơn tiệc (Buffet, Banquet …).
+ Định mức đầu vào nguyên vât liệu khống chế theo tỷ lệ 30%/ doanh thu bán ra
+ Cập nhật giá thành thực phẩm và doanh thu hàng ngày => dựa trên bảng giá thu mua đầu vào mà phòng kế toán cung cấp
+ Kết hợp nhân viên Thu Mua: nếu thấy đầu vào đắt : thông báo với ban giám đốc đồng thời đề xuất phương án đề xuất thu mua để giảm thiểu chi phí đầu vào cho rẻ
+ Căn cứ số lượng thực khách = > bếp trưởng lập bảng kê chi tiết các nguyên liệu đầu vào: thịt, cá, rau , củ, quả….chuyển qua cho nhân viên tiếp phẩm tổ chức thu mua cung ứng kịp thời
Yêu cầu của một nhân viên tiếp phẩm:
- Lập Chi tiết bảng kê đầu vào số lượng, chủng loại, chất lượng, thành tiền tổng là bao nhiêu theo phượng pháp ước lượng ? = > Lập giấy đề nghị tạm ứng + Đơn đề nghị mua hàng = > trình kế toán trưởng ký duyệt = > tiến hành trực tiếp đi thu mua: tự liên hệ các đầu mối: chợ, siêu thị, người dân, các tụ điểm thu mua sao cho giá mua thấp nhất có thể = > Theo dõi công nợ đến kỳ thanh toán sẽ xử lý theo yêu cầu, kiểm soát công nợ được chi tiết theo từng đối tượng: số công nợ , thời gian thanh toán
- Lập bảng kê chi tiết hàng hoá đầu vào khi thu mua: số lượng? đơn giá? Thanh tiền? chủng loại? hình thức thanh toán? => lập bảng kê chi tiết theo ngày, trung bình giữa tháng hoặc cuối tháng sẽ phải tổng hợp làm báo cáo kèm theo chi tiết để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp
- Mọi hóa đơn chứng từ, bảng kê, giấy tờ khác được chuyển sang cho kế toán nội bộĐầu vào nhập liệu: phiếu nhập kho nội bộ, phiếu chi tiền nội bộ…..
- Các văn bản giấy từ thủ tục cần: Giấy đề nghị cấp hàng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê hàng hóa vật tư , hóa đơn bán lẻ…= > mọi chứng từ hàng hóa chuyển cho kế toán nội bộ Đầu vào (Kế toán) lưu trữ bảo quản
- Tổ chức công tác tìm nguồn nguyên vật liệu đầu vào có chất lượng để đảm bảo cung cấp kịp thời : tìm kiếm hàng ngoài Chợ để tìm nguồn đầu vào cho giá thật rẻ càng tốt => giảm thiểu chi phí yếu tố đâu vào
Thiết lập danh sách nhà cung ứng:
- Liên hệ tìm kiếm các đơn vị tổ chức, cá nhân tập thể để tìm kiếm nguồn hàng mới sao cho giá rẻ, đảm bảo chất lượng đầu vào => lập các bảng kê danh sách nhà cung cấp đầu vào để thuận tiện công tác liên hệ thu mua : tên mặt hàng, điện thoại liên hệ (di động, bàn…), tên người đại diện để liên hệ…….
- Thiết lập tách biệt danh sách hàng hóa đầu vào mua ngoài chợ và hàng hóa mua ởsiêu thị
- Cuối tháng căn cứ doanh thu của hóa đơn bán ra Theo Thuế chế lại danh sách bảng kê vật tư hàng hóa dựa theo bill thanh toán của khách hàng đã ăn uống = > lập danh sách chi tiết = > Nhân viên tiếp phẩm đại diện ký, giám đốc ký, kèm theo chứng minh nhân dân của các cơ sở đã thu mua
Tập trung lấy hàng hóa đầu vào ngoài CHỢ:
- Các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu bếp để chế biến nhà hàng: thịt cá, rau củ, quả….hạn chế lấy hóa đơn siêu thị, hóa đơn đỏ tập trung mua ở các đầu mối ngoàiCHỢ cho rẻ = > nếu lấy hóa đơn đầu vào từ siêu thị, khác : thịt cá, rau củ, quả…. Nhiều trong khi ko có hóa đơn đầu ra = > việc doanh nghiệp tự vách áo cho người xem lưng bản thân đang trốn thuế bởi những mặt hàng này độ phân hủy cao thời gian bảo quản thấp dễ ôi thiu, hư hỏng…= > câu hỏi doanh nghiệp mua nhiều đầu vào để làm gì? Trong khi ko có đầu ra ko có xuất hóa đơn
- Các mặt hàng ko có ngoài chợ, và các đầu mối, hoặc chất lượng ko đảm bảo:thịt cá, rau củ, quả….bắt buộc phải lấy ở siêu thị
- Các mặt hàng: rượu, bia, nước ngọt, nước mắm…….có trong danh sách bắt buộc phải lấy siêu thị và phải có hóa đơn (vì đây là mặt hàng công nghệ dân ko thể chế biến để bán ko có căn cứ nào để giải trình với cơ quan thuế sau này => phải lấy siêu thị để có hóa đơn)
Hỗ trợ:
- Có xe đưa đón đến nơi thu mua
- Hỗ trợ phụ cấp tiền: xăng nếu tự đi xe cá nhân, điện thoại hàng tháng….
Kiểm soát:
- Tất cả hàng hóa phải có bảng kê đầu vào, hoặc hóa đơn lẻ của nhà cung cấp, tất cả phải có chữ ký xác nhận khi mua chợ, kết hợp với bếp trưởng để cung cấp kiến thức chất lượng và đặc điểm của hàng hóa nguyên liệu mua vào đạt yêu cầu
- Nếu giao hàng tại doanh nghiệp phải kiểm tra chéo ba bên: bảo vệ trung gian kiểm soát + người bán giao hàng(nhà cung cấp) ký tá xác nhận + nhân viên thu mua kiểm tra giá cả, chất lượng hàng hóa = > nếu đạt thì cho nhập kho bàn giao bộ phận yêu cầu, ko đạt trả lại hàng hóa, vật tư. Mục đích: tránh tình trạng biển lận về chênh lệch giá giữa nhân viên thu mua và người cung cấp, hoặc ghi lại phiếu thu mua theo giá khác
- Hàng ngày sau khi thu mua xong nhân viên tiếp phẩm giao lại cho kế toán đầu vào cập nhập giá mua vào => lập bảng kê đối chiếu so sánh giá cả => để báo cáo lên giám đốc kiểm soát, gửi bếp trưởng, kế toán trưởng một bản để cùng kiểm soát
- Hàng ngày, tuần, tháng, quý lập bảng kê đối chiếu quyết toán Mua bán so với tạm ứng phát sinh trong kỳ đó
- Liên hệ thường xuyên, giao dịch với nhà cung cấp để đặt và mua nguyên vật liệu, hàng hóa CCDC theo nhu cầu thực tế tại các nhà hàng.
2/ Kế toán quầy, kế toán thu ngân
Viết bill bán hàng,nhập số liệu vào phần mềm,kiểm tra kho hàng hoá tại quầy,xuất hoá đơn bán hàng,báo cáo thu-chi cuối ngày
1. Hỗ trợ khách nhập thông tin đơn hàng và thông tin số tiền thành toán
2. Giới thiệu tới khách hàng các dịch vụ đang cung cấp, các chương trình đang khuyến mại.
3. Giao phiếu bảo hành, phiếu quà tặng, phiếu thăm dò ý kiến cho khách( nếu có).
4. Phối hợp với bộ phận Store kiểm tra giá bán những sản phẩm chạy chương trình khuyến mãi vào đầu mỗi ca.
5. Chịu trách nhiệm thu tiền, in hóa đơn, kiểm tra tiền thừa cho khách hàng mua hàng Tại công ty, chuẩn bị tiền chi tiêu hàng ngày trong nhà hàng, báo cáo doanh số hàng ngày cho Trợ lý hoặc Quản lý nhà hàng.
6. Theo dõi hàng hoá nhập hàng, xuất tại cửa hàng trong ca mình trực.
7. Hạch toán trên phần mềm bán hàng. Cuối ngày chuyển toàn bộ bill thanh toán và Phiếu order lên cho Ban Giám đốc
8. Thực hiện yêu cầu thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt hoặc sử dụng thẻ tín dụng và cập nhật ngay vào phần mềm bán hàng. Khi nhận được tiền của khách, Thu ngân trả lại phần tiền thừa cho khách và chuyển cho phục vụ bàn chuyển trả lại khách
09. Phối hợp với Kế toán thanh toán theo dõi và thu nợ theo hợp đồng trả sau của khách hàng
1. Cuối ngày, tổng hợp toàn bộ số tiền hiện có tại quầy bao gồm số tiền thu từ khách hàng, số tiền lẻ nhận từ Ban Giám đốc hoặc Phòng Kế toán, tiền thu thừa (nếu có), tiền TIP của khách hàng, in phiếu tổng và chuyển tiền cho Thủ quỹ hoặc Giám đốc, ký biên bản giao nhận tiền
11. Sắp xếp công việc cuối ca,In báo cáo bán hàng cuối ngày;
12. Báo cáo bán hàng gửi cho Ban Giám đốc, tình hình hóa đơn GTGT sử dụng trong ngày
13. Vệ sinh quầy thu ngân hàng ngày vào đầu mỗi ca, giữ quầy thu ngân sạch sẽ và ngăn nắp.
2. Giới thiệu tới khách hàng các dịch vụ đang cung cấp, các chương trình đang khuyến mại.
3. Giao phiếu bảo hành, phiếu quà tặng, phiếu thăm dò ý kiến cho khách( nếu có).
4. Phối hợp với bộ phận Store kiểm tra giá bán những sản phẩm chạy chương trình khuyến mãi vào đầu mỗi ca.
5. Chịu trách nhiệm thu tiền, in hóa đơn, kiểm tra tiền thừa cho khách hàng mua hàng Tại công ty, chuẩn bị tiền chi tiêu hàng ngày trong nhà hàng, báo cáo doanh số hàng ngày cho Trợ lý hoặc Quản lý nhà hàng.
6. Theo dõi hàng hoá nhập hàng, xuất tại cửa hàng trong ca mình trực.
7. Hạch toán trên phần mềm bán hàng. Cuối ngày chuyển toàn bộ bill thanh toán và Phiếu order lên cho Ban Giám đốc
8. Thực hiện yêu cầu thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt hoặc sử dụng thẻ tín dụng và cập nhật ngay vào phần mềm bán hàng. Khi nhận được tiền của khách, Thu ngân trả lại phần tiền thừa cho khách và chuyển cho phục vụ bàn chuyển trả lại khách
09. Phối hợp với Kế toán thanh toán theo dõi và thu nợ theo hợp đồng trả sau của khách hàng
1. Cuối ngày, tổng hợp toàn bộ số tiền hiện có tại quầy bao gồm số tiền thu từ khách hàng, số tiền lẻ nhận từ Ban Giám đốc hoặc Phòng Kế toán, tiền thu thừa (nếu có), tiền TIP của khách hàng, in phiếu tổng và chuyển tiền cho Thủ quỹ hoặc Giám đốc, ký biên bản giao nhận tiền
11. Sắp xếp công việc cuối ca,In báo cáo bán hàng cuối ngày;
12. Báo cáo bán hàng gửi cho Ban Giám đốc, tình hình hóa đơn GTGT sử dụng trong ngày
13. Vệ sinh quầy thu ngân hàng ngày vào đầu mỗi ca, giữ quầy thu ngân sạch sẽ và ngăn nắp.
14. Quản lý công cụ làm việc
3/Kế toán doanh thu nội bộ (NH+KS+Ka+Mas): Sky bar, lễ tân, nhà hàng hàng, massage, coffeelonge ngày tổng hợp báo cáo doanh thu nội bộ lên phòng kế toán.
*Công tác 01: Theo dõi ấn Chỉ, hóa đơn chứng từ
+Theo dõi sử dụng ấn chỉ: tổ chức công tác theo dõi doanh thu và kết hợp với bộ phận Lễ Tân để xuất hóa đơn
- Cuối tuần: báo cáo đã sử dụng: Từ số nào đến số nào? Xóa bỏ bao nhiêu tờ gồm những số nào? Lý do xóa bỏ là gì? Xuất thay thế bao nhiêu tờ số nào thay thế cho số nào?Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
- Cuối hàng tháng: tổng hợp đã dùng bao nhiêu số trong tháng? Từ số nào đến số nào? Xóa bỏ bao nhiêu tờ? lý do xóa bỏ là gì? Xuất thay thế bao nhiêu tờ số nào thay thế cho số nào, lý do thay thế? Hạn chót báo cáo là ngày thứ 10 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
- Đồng thời nộp hóa đơn đã xuất lại cung ngày của báo cáo tháng
- Đối với hóa đơn ăn uống xuất ra phải kẹp các bill hoặc bảng kê các món ăn đi cùng theo thực đơn
*Công tác 02: Kế toán công Nợ
+ Kế toán công nợ nội bộ đầu ra: Theo dõi chi tiết công nợ đầu ra cho các đối tượng khách hàng, liệt kê chi tiết công nợ để theo dõi
- Cuối tuần: Báo cáo công nợ tổng hợp vào cuối tuần cho từng đối tượng khách hàng,ngày mua là ngày nào, ngày hẹn thanh toán là ngày nào? Lý do chưa trả? Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30
- Cuối tháng: Báo cáo công nợ tổng hợp vào cuối tháng cho từng đối tượng khách hàng, ngày mua là ngày nào, ngày hẹn thanh toán là ngày nào? Lý do chưa trả? Hạn chót báo cáo là ngày thứ 2 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
- Ghi rõ số ngày trễ hạn thanh toán của các đối tượng, số ngày đến hạn cần thanh toán
- Báo cáo tổng hợp các khoản khách đặt cọc thanh toán trước
- Liên hệ khách hàng để truy thu công nợ kịp thời có đúng thời gian lịch trình khách đã hẹn thanh toán (Công nợ chậm nhất là 07 ngày nếu quá phải báo lên trên để xem xét)
- Chủ động xuất hóa đơn để giao khách hàng +các bill, bảng kê đi kèm hóa đơn = > đúng và đầy đủ thủ tục chứng từ
*Công tác 03: Báo cáo thuế trên bảng kê excel
+Tổng hợp báo cáo thuế bằng exel:
-Cập nhập dữ liệu khai báo thuế đầu ra theo mẫu cuối tháng chậm nhất ngày 08 tháng kế tiếp, đểcung cấp dữ liệu sang Kế toán trưởng tổng hợp khai báo thuế đầu ra hàng tháng theo đúng quy định luật thuế (nếu chậm phải có lý do)
-Nộp kèm Sổ lưu hóa đơn: ghi chi tiết hình thức thanh toán, và địa chỉ khách hàng
*Công tác 04: Báo cáo tổng hợp số lượng phòng bán ra trong tuần, tháng
- Tổng hợp số lượng phòng đã bán được hàng ngày trong tuần một cách chi tiết theo các loại phòng mà doanh nghiệp đang có ví dụ: standar bao nhiêu phòng trong ngày? Phòng Víp bao nhiêu phòng bán được trong ngày?.......... Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.comhoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
- Cuối tháng chậm nhất ngày 02 của tháng kế tiếp tổng hợp lại số lượng phòng bán được chi tiết theo các loại phòng mà doanh nghiệp đang có ví dụ: standar bao nhiêu phòng trong ngày của tháng? Phòng Víp bao nhiêu phòng bán được trong ngày của tháng?..........
- Đối chiếu sơ đồ phòng khi lễ tân sang giữa ngày này với ngày kế tiếp so sánh với bộ phận buồng phòng xem số khách hàng ngày lưu trú có đúng, khách chuyển phòng, khách ở, khách đi, khách check out late, check in…..
*Công tác 05: Báo cáo tổng hợp hợp đồng kinh tế đã ký kết
- Hàng ngày theo dõi và nhập liệu hợp đồng kinh tế đã ký kết theo bảng tổng hợp, chi tiết cho các đối tượng, số tiền, nội dung, ngày tháng, số tiền cọc……….ngày kết thúc thanh lý là ngày nào. Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
*Công tác 06: Báo cáo tổng hợp hợp doanh thu
- Hàng ngày tổng hợp doanh thu chi tiết các bộ phận, chi tiết doanh thu cho các bộ phận, ngày giờ ghi nhận, số tiền….. Hạn chót báo cáo tuần là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skypehoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
-Cuối tháng tổng hợp lại báo cáo tháng chậm nhất là ngày 2 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
Những vấn đề phát sinh khác :
- Các khoản chi huê hồng, triết khấu, kê chênh lệch: cho khách hàng thì bao nhiêu lâu ( mấy ngày) ngày khách thì khách nhận được tiền hoa hồng được hưởng? => Phòng kinh doanh sẽ làm giấy đề xuất ban lãnh đạo = > kế toán doanh thu nếu ko có giấy đề xuất đã được duyệt này thì phải thông báo bộ phận liên quan tận thu
- Đối chiếu Công Nợ: Liên hệ phòng kinh doanh chị để kiểm tra đối chiếu tiến độ về việc thanh toán công nợ Đầu ra theo chu kỳ đã thống nhất nếu quá hạn mà khách chưa thanh toán thì hai bên phải liên hệ thông báo qua lại với nhau để tiến hành kiểm tra đối chiếu truy thu Công Nợkịp thời, sau 1-3 ngày theo thoả thuận nếu khách vẫn chưa chuyển tiền thanh toán như cam kết thì kế toán công nợ phải thu ngay tức thì phải liên hệ phòng kinh doanh thông báo đối chiếu đốc thúc việc truy thu công nợ
- Hợp đồng kinh tế phát sinh: Khách liên hệ phòng kinh doanh đặt tiệc , dự thảo, hội thảo, liên hoan, đám cưới, tiệc…. phòng kinh doanh soạn hơp đồng ký kết hai bên => liên hệ các phòng ban để thực thi hợp đồng => kết thúc xuất hoá đơn, và theo dõi công nợ đầu ra => Phòng kinh doanh chuyển Hơp động + thanh lý hợp đồng sang phòng kế toán lưu trữ => phòng kinh doanh chỉ giữ bản phô tô hợp động kinh tế, thanh lý hợp đồng.
- Ví dụ: hoá đơn vận chuyển hàng hoá, hoá đơn phục vụ văn phòng, hoá đơn công cụ dụng cụ, tài sản khác nếu có….
+Kết hợp lễ tân, phòng ban khác để xuất hóa đơn cho khách hàng
- Kết hợp phòng kinh doanh để nắm bắt thông tin khách hàng: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán
- Khi xuất hóa đơn lưu ý hỏi xem khách thanh toán bằng hình thức nào để xuất hóa đơn cho phù hợp = > tránh tình trạng khách muốn thanh toán bằng tiền mặt => lại xuất giá trị hóa đơn > 20.000.000 = > phải chuyển khoản gây thủ tục phiền hà sau này => Phương án: có thể chia nhỏ giá trị mỗi hóa đơn < 20.000.000 thành các ngày khác nhau để xuất
- Chú ý: khi khách có nhu cầu xin hóa đơn phòng nghỉ kết hợp anh Bình lễ Tân : làm thủ tục kê khai lưu trú cho khách cho đúng thủ tục => tiến hành xuất hóa đơn, mỗi hóa đơn tiền phòng xuất ra phụ thu tối thiểu là (22% TNDN + 10% VAT=32%), lý do thủ tục phức tạp. Nếu khách có nhu cầu lấy hóa đơn đầu ra là ăn uống, hội nghị thì thu tối thiểu là 15%,chia nhỏ chia nhỏ < 20.000.000 làm nhiều ngày khác nhau để xuất, tối thiểu hóa việc phải xuất thanh toán qua ngân hàng lý do: đa số khách bon chen nhỏ nhặt, khi thanh toán thường ủy thác bên thụ hưởng là người chịu chi phí => doanh nghiệp bị thiệt hại
- Mỗi khi khách có nhu cầu lấy hoá đơn thì Các bộ phận Lễ , Tân, Nhà hàng…phải liên hệ để chị Như Ý sắp sếp cân đối để xuất hoá đơn đầu ra cho phù hợp
- Kiểm kê rà soát các BILL các quầy nhà hàng, skybar, sơ đồ phòng hàng ngày đối chiếu giữa Lễ Tân và Buồng phòng
4/KẾ TOÁN VIÊN : Theo dõi nhập liệu, hàng hóa, công nợ đầu vào
*Công tác 01: Theo dõi nhập xuất tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào, theo dõi tài sản đầu vào
+Kế toán hàng hóa, NVL: làm phiếu nhập kho vật liệu đầu vào, làm phiếu nhập xuất và các chứng từ lưu chuyển nội bộ khác: phiếu chi tiền, phiếu yêu cầu vật tư, giấy đề nghị tạm ứng….
- Cuối tháng kiểm kê và đối chiếu chốt số liệu với các kho các bộ phận: nhà hàng, quầy bar, bếp, buồng phòng…
= > lên báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn tháng
- Nếu là hàng chợ: không cần nhập kho mà xuất thẳng theo dõi trên bẳng excel
- Rau củ quả thì lập theo bảng đề xuất mua hàng của bộ phận bếp hàng ngày yêu cầu
- Lập bảng công nợ chi tiết cho các đối tượng thu mua ngoài chợ tổng hợp và chi tiết
- Khi thanh toán: lập phiếu chi chi tiết các bộ phận sử dụng kèm theo các hóa đơn lẻ sau khi đối chiếu với các chủ nợ => nếu khớp thì thanh toán không khớp thì tìm nguyên nhân xử lý
- Đối với hàng hóa: khi nhập vào kiểm tra kỹ xem hạn sử dụng còn bao nhiêu lâu nếu từ 5 tháng trở lên thì nhận, còn dưới thì trả lại cho người bán
+ Kế toán TSCĐ, CCDC: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản công cụ dụng cụ, theo dõi tài sản tăng giảm các bộ phận sử dụng
- Phân biệt TSCĐ, CCDC phục vụ bộ phận nhà hàng, bộ phận karaoke, bộ phận Massage, bộ phận phòng nghĩ….
- Lập bảng theo dõi TSCĐ, CCDC theo tháng, theo dõi tình hình biến động tăng giảm, kết hợp các phòng ban báo hỏng báo mất kịp thời.
- Chứng từ cần lập: phiếu nhập kho + hóa đơn đỏ GTGT hoặc thông thường + biên bản giao nhận + hợp đồng, thanh lý nếu có…………
- Hạn chót báo cáo là ngày thứ 4 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
*Công tác 02: Báo cáo theo dõi công nợ
+Công nợ đầu vào: Theo dõi việc thanh toán qua ngân hàng công nợ đầu vào TK 331 theo các đối tượng nhà cung cấp kếp kế toán ngân hàng…..khác để theo dõi tiến độ công nợ thanh toán cho nhà cung cấp
+Lập hệ thống báo cáo công nợ những hàng hoá nào trên > 20.000.000 phải báo cáo lên trên để xem xét ngân quỹ có đủ để chi trả cho người Bán để được hưởng phần khấu trừ thuế GTGT đầu vào, tránh tình trạng để lâu ngày quá hạn, hoặc thanh toán bằng tiền mặt => dẫn đến tiền thuế ko được khấu trừ sau này gây thiệt hại cho doanh nghiệp
*Công tác 03: Báo cáo công tác kiểm kê tài sản các phòng ban
- Thực hiện việc kiểm kê CCDC, TSCĐ, Hàng hóa vào các ngày cuối tuần kết hợp QLNH, nhân viên kiểm kê bếp và nhân viên quầy bar. Báo cáo thường xuyên, kịp thời số liệu kiểm kê khi có chênh lệch.
-Hạn chót báo cáo là ngày thứ 4 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
- Hạn chót báo cáo là ngày thứ 4 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
*Công tác 04: Vào ngày 15, và cuối tháng háng tháng đi kiểm kê các bộ phận phòng ban để báo cáo hàng hết hạn sử dụng
- Nếu hàng hóa thời gian sử dụng còn 1 tháng thì các bộ phận phải giao lại hàng hóa cho phòng kế toán tổ chức trả lại hàng cho người bán
- Báo cáo nhắc nhở các phòng ban phải thường xuyên đổi hàng luân chuyển để không bị hết hạn sử dụng
= > Báo cáo vào ngày 16, và ngày 1 đầu tháng tiếp theo
*Công tác 05: Báo cáo thuế trên bảng kê excel
+Tổng hợp báo cáo thuế bằng exel:
-Cập nhập dữ liệu khai báo thuế đầu ra theo mẫu cuối tháng chậm nhất ngày 08 tháng kế tiếp, đểcung cấp dữ liệu sang Kế toán trưởng tổng hợp khai báo thuế đầu ra hàng tháng theo đúng quy định luật thuế (nếu chậm phải có lý do)
-Nộp kèm Sổ lưu hóa đơn: ghi chi tiết hình thức thanh toán ở phần ghi chú, và địa chỉ khách hàng
*Công tác 06: Báo cáo tổng hợp hợp đồng kinh tế đã ký kết
- Hàng ngày theo dõi và nhập liệu hợp đồng kinh tế đã ký kết theo bảng tổng hợp, chi tiết cho các đối tượng, số tiền, nội dung, ngày tháng, số tiền cọc……….ngày kết thúc thanh lý là ngày nào. Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
*Công tác 07: Báo cáo tổng hợp hợp chi phí chi tiết theo bộ phận
- Hàng ngày tổng hợp chi phí chi tiết các bộ phận, phòng ban sử dụng chi phí, khi nhập liệu nhập đúng mã phòng ban, Hạn chót báo cáo tuần là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skypehoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
-Cuối tháng tổng hợp lại báo cáo tháng chậm nhất là ngày 2 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
Các công việc khác:
- Theo phương pháp = Tồn đầu + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ = Xuất dung trong kỳ
- Lập các phiếu chi tiền, nhập kho, xuất kho nội bộ cho toàn doanh nghiệp
Những công tác phần hành kế toán cần lưu ý:
- Không kiểm kê số lượng: khi hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho: kiểm tra đúng số lượng, kiểm tra có bị biến dạng, vỡ, trầy, dập, nát, hoặc kém chất lượng, không đạt tiêu chuẩn có quyền trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp, không kiểm đếm kỹ = > thiếu hụt, mất mát
- Không kiểm tra thông tin đơn vị trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế…= > sai các chỉ tiêu trên hóa đơn, khi nhận hàng phải kiểm tra kỹ các thông tin hóa đơn cho kỹ nếu phát hiện sai sót trả lại cho nhà cung cấp kịp thời để xuất hóa đơn khác thay thế hóa đơn bị sai
- Không kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa: nước ngọt các loại, bia, rượu….trước khi nhập kho => khi kiểm tra hàng hóa nếu hạn sử dụng còn thời gian từ 05 tháng trở lên thì tiến hành nhập kho, nếu dưới xem xét xem mặt hàng trên nếu bán chạy thì vẫn tiến hành nhập kho,còn nếu là mặt hàng không đảm bảo thì không nhập kho kịp thời trả lại nhà cung cấp đổi lại hàng mới thay thế
- Không đầy đủ chứng từ: Không lập phiếu nhập kho, không có phiếu giao hàng của bên bán, không có hợp đồng kinh tế khi nhận số lượng lớn, không có biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán, người nhận hàng không ký tá đầy đủ
- Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
- Đối với hàng hóa: bia, nước ngọt, rượu thì bắt buộc phải nhập kho, còn đối với hàng phục vụ nhà hàng nấu nướng chế biến món ăn: thịt, rau, củ, quả, cá, thịt vịt, ngan…. thì không cần lập phiếu nhập kho, mà chỉ cần lập phiếu chi tiền xuất thẳng 621
- Thiếu chữ ký người nhận người giao: Phiếu giao hàng của khách hàng hoặc hóa đơn bán lẻ không có chữ ký của bộ phận phòng ban nhận hàng, không thu thập chứng từ đầy đủ = > làm mất mát chứng từ, khi khách hàng đến thanh toán không làm thủ tục đối chiếu công nợ giữa các phiếu giao hàng của khách với công ty
- Thanh toán trùng lặp nhiều lần cho cùng một nghiệp vụ => chi tiền hai lần, cho cùng một hóa đơn hoặc chi vượt tiền so với thực tế mua hàng
- Không lập bảng kê xuất nhập tồn để chốt số liệu: Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
- Không biết phận loại: Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Xử lý hàng thừa thiếu: Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.phát hiện thiếu, thừa khi kiểm kê không báo cáo với ban lãnh đạo mà tự ý điều chỉnh sửa lại số lượng cho phù hợp và tồn kho khớp giữa số sách và thực tế
- Khống tính và xuất đúng chi phí bộ phận phòng ban sử dụng: Khi xuất kho sử dụng cho các bộ phận phân bổ và xuất không đúng đối tượng các bộ phận sử dụng, Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
- Hàng hết hạn sử dụng: Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý. Không thông báo định kỳ nhắc nhở các bộ phận định kỳ 15 hàng tháng phải kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa
Các bộ phận nhận hàng:
Bộ phận bếp: những mặt hàng chợ này đưa vào 621, theo đúng mã của bộ phận bếp
Hoạch toán:
-Nợ 621/ có 331
-Nợ 331/ có 111
Chứng từ:
-Hóa đơn lẻ hàng chợ ghi rõ bộ phận mua, người nhận hàng
-Phiếu chi tiền
-Giấy đề nghị mua hàng
-Bảng tổng hợp công nợ
-Giấy đề nghị thanh toán
|
- Mặt hàng chế biến: Rau, củ quả, thịt cá, nước mắm, bún, gia vị, nêm………………
- Mặt hàng cho các bộ phận khác: hoa quả cho bộ phận karaoke: chôm chôm, đu đủ, xoài, nho…..
- Các bộ phận khi nhận hàng phải ký tên các bộ phận ghi rõ trên phiếu giao hàng
|
Bộ phận nhà hàng:hàng hóa
Hoạch toán:
-Nợ 156,1331/ có 331
-Nợ 331/ có 111,112
Chứng từ thanh toán:
-Hóa đơn lẻ hàng chợ ghi rõ bộ phận mua, người nhận hàng
-Phiếu chi tiền
-Giấy đề nghị mua hàng
-Bảng tổng hợp công nợ
-Giấy đề nghị thanh toán
|
- Hàng hóa: bia, nước ngọt, nước giải khát, cà phê….mặt hàng ngày khi nhận hàng phải kiểm tra hạn sử dụng
- Các mặt hàng sử dụng cho việc pha chế
|
Bộ phận buồng phòng
Hoạch toán:
-Nợ 621,153,1331/ có 331
-Nợ 331/ có 111,112
Chứng từ thanh toán:
-Hóa đơn lẻ hàng chợ ghi rõ bộ phận mua, người nhận hàng
-Phiếu chi tiền
-Giấy đề nghị mua hàng
-Bảng tổng hợp công nợ
-Giấy đề nghị thanh toán
|
- Hoa, trái cây các loại
- Các vật dụng phục vụ trưng bày cho phòng nghỉ của khách
|
Bộ phận karaoke:
Hoạch toán:
-Nợ 156,1331/ có 331
-Nợ 331/ có 111,112
Chứng từ thanh toán:
-Hóa đơn ghi rõ bộ phận mua, người nhận hàng
-Phiếu chi tiền
-Giấy đề nghị mua hàng
-Bảng tổng hợp công nợ
-Giấy đề nghị thanh toán
|
- Hàng hóa: đồ khô (các loại bánh poca), bánh trái
- Các loại nước uống: sting, redburn
|
5/Kế toán Ngân Hàng: kiểm bill, soát bill, nhập liệu chứng từ ngân hàng, thủ tục ngân hàng
*Công tác 01: kiểm tra bill và oder
+Kiểm tra order của phục vụ với bill của thu ngân, báo cáo tình hình kiểm bill hàng ngày. Xem số tiền chênh lệch thừa thiếu giữa các món trên bill và oder do kế toàn quầy có khớp, số lượng có đủ, tên món có trùng, thiếu oder nào? Thiếu bill nào?
*Công tác 02: lập phiếu thu, và báo cáo xuất kho cho các phần hành
+Lập phiếu thu hàng ngày từ các bộ phận: kế toán quầy, thu ngân…. Báo cáo cuối ngày từ các bộ phận gửi về
- Theo dõi thường xuyên lượng tiền mặt, doanh thu từng ngày tại nhà hàng, nộp tiền bán hàng về công ty qua ngân hàng theo quy định của công ty.
- Thống kê kiểm tra đối chiếu doanh thu, bill bán hàng với các bộ phận nộp xuống (Sau mỗi ngày bán hàng kết hợp với QLNH, QLC đối chiếu và lập bảng xác nhận số tiền thu sau khi đối chiếu BILL bán hàng)
*Công tác 03: Theo dõi chi tiết các ngân hàng, và tài khoản ngân hàng
+NGÂN HÀNG:
- Ngân hàng có 4 tài khoản đăng ký giao dịch, trong đó có 01 tài khoản dùng để giao dịch chi trả lương, 03 còn lại để giao dịch thanh toán
- Cuối tháng kế toán liên quan phải ra ngân hàng để lấy sổ phục và sao kê chi tiết của ngân hàng để về làm căn cứ lên sổ sách kế toán
- Phải đăng ký mẫu: Mẫu số: 08-MST thông báo với cớ quan thuế = > đã thông báo
+Từ hóa đơn guest receipt ( lễ tân) kẹp/ bill của minibar do buồng phòng đưa xuống/ kẹp biên lại cà thẻ của khách: đối chiếu số phòng của khách có khớp
- Cuối tuần: báo cáo số dư và số phát sinh của các tài khoản giao dịch hàng tuần?Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
- Cuối hàng tháng: tổng hợp phát sinh các tài khoản để tổng hợp phần hành ngân hàng? Hạn chót báo cáo là ngày thứ 10 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
*Công tác 01: báo cáo dòng tiền thu vào mỗi ngày
- Hàng ngày tổng hợp dòng tiền thu vào của khách sạn: tiền mặt, cà thẻ, visa, matste card….tổng hợp báo cáo vào cuối tuần: Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
- Cuối tháng tổng hợp lại 01 Hạn chót báo cáo là ngày thứ 10 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype hoặc acc-ac@irishotelcantho.vn
6/ Kế toán tổng hợp:
- Tính giá thành, các bút toán về giá thành.
- Xử lý các bút toán kết chuyển thuộc các tài khoản từ loại 4 đến loại 9.
- Kiểm tra, đối chiếu lại tất cả các số liệu.
- Lập báo cáo tài chính.
Một cách tổng quát hơn, công việc của kế toán tổng hợp như sau:
- Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp.
- Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng với thực tế không.
- Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi.
- Tính giá thành, định khoản các nghiệp vụ về giá thành.
- Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ.
- In sổ kế toán.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thống kê,…
- Lập các báo cáo thuế.
- Cùng kế toán trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm toán, các đoàn thanh tra kiểm tra khi có yêu cầu.
- Kiến nghị và đề xuất các biện pháp khắc phục cải tiến ./.
- Phổ biến công việc và chính sách, kế hoạch của kế toán trưởng lại cho toàn bộ các nhân viên
7/KẾ TOÁN TRƯỞNG
1.Trách nhiệm :
- Tổ chức hệ thống kế toán của Công ty để tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động vận hànhh của Cty, trên cơ sở không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê.
- Thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nước và Điều lệ Công ty.
- Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hướng hiệu quả các nghiệp vụ kế toán quản trị.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chánh, kế toán do Nhà nước ban hành cho các cấp thừa hành thuộc hệ thống kế toán – thống kê .
- Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ kế toán viên của Công ty.
- Thực hiện quản lý hoạt động ngân sách của Cty.
- Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chánh ngắn hạn.
- Tổ chức hệ thống kế toán của Công ty để tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động vận hànhh của Cty, trên cơ sở không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê.
- Thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nước và Điều lệ Công ty.
- Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hướng hiệu quả các nghiệp vụ kế toán quản trị.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chánh, kế toán do Nhà nước ban hành cho các cấp thừa hành thuộc hệ thống kế toán – thống kê .
- Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ kế toán viên của Công ty.
- Thực hiện quản lý hoạt động ngân sách của Cty.
- Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chánh ngắn hạn.
- Quản lý việc thực hiện các thủ tục liên quan đến nhân sự đúng quy định của Khách sạn và quy định của pháp luật: luân chuyển nhân sự, chấm dứt hợp đồng lao động, tham gia BHXH, BHYT, BHTN, đăng ký lao động,....
- Thực hiện công tác tổng hợp thi đua cá nhân/tập thể theo quý/năm theo quy định.
- Quản lý công tác chấm công cho nhân sự toàn Công ty kể cả PGĐ/Trưởng các Phòng ban, theo dõi phép năm cho tất cả CBNV, là đầu mối tiếp nhận và đăng ký mã số thuế cho nhân sự tân tuyển.
- Tổ chức và quản lý công tác văn thư, sự kiện, văn phòng phẩm, mua sắm,... của toàn Công ty đảm bảo tính hiệu quả sử dụng, tiết kiệm chi phí.
- Tổ chức việc tiếp nhận, phân phối, bảo quản, tiêu hủy…cho toàn đơn vị các loại tờ rơi, vật phẩm quảng cáo theo quy định.
- Quản lý tài sản, công cụ lao động; tổ chức kiểm kê tài sản; bảo dưỡng cơ sở hạ tầng, mỹ quan nơi làm việc;
- Đảm bảo công tác an ninh, an toàn phòng cháy chữa cháy.
- Quản lý về mặt kế toán: đảm bảo hạch toán đúng, đủ và kịp thời. Các chứng từ, hóa đơn phải hợp pháp. Lập báo cáo hàng tháng, theo dõi các khoản chi phí trích trước, chờ phân bổ. Đảm bảo báo cáo kịp thời, đúng thời hạn.
-
- Quản lý về mặt hàng tồn kho: Thực hiện đối chiếu hàng tồn kho giữa thực tế và sổ sách. Làm việc với thủ kho để xác định chênh lệch nếu có, và tìm nguyên nhân cũng như xử lý.
-
- Kiểm tra giá thành: làm việc với kế toán giá thành để phân tích giá thành sản phẩm. Kiểm tra và phân bổ chi phí trong kỳ.
-
- Theo dõi tài sản cố định: Theo dõi các khoản trích khấu hao TSCĐ, mua sắm và thanh lý.
-
- Lập ngân sách: Tham gia lập ngân sách cho công ty.
-
- Lập các loại báo cáo thuế và thống kê theo quy định.
-
- Làm việc với kiểm toán trong và ngoài công ty.
2.Quyền hạn :
- Chỉ đạo trực tiếp Kế toán phó kiêm Trưởng phòng kế toán trong việc phân công kế toán viên.
- Được đề nghị tuyển dụng, thuyên chuyển, nâng cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật kế toán viên, thủ kho, thủ quỹ của Công ty theo qui chế lao động và lương của Công ty .
- Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát của Kế toán trưởng.
- Các báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, các chứng từ tín dụng và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán đều phải có chữ ký của Kế toán Trưởng mới có giá trị pháp lý.
- Khi phát hiện việc vi phạm pháp lệnh kế toán – thống kê được quyền báo cáo trực tiếp Ban Tổng giám đốc.
- Chỉ đạo trực tiếp Kế toán phó kiêm Trưởng phòng kế toán trong việc phân công kế toán viên.
- Được đề nghị tuyển dụng, thuyên chuyển, nâng cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật kế toán viên, thủ kho, thủ quỹ của Công ty theo qui chế lao động và lương của Công ty .
- Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát của Kế toán trưởng.
- Các báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, các chứng từ tín dụng và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán đều phải có chữ ký của Kế toán Trưởng mới có giá trị pháp lý.
- Khi phát hiện việc vi phạm pháp lệnh kế toán – thống kê được quyền báo cáo trực tiếp Ban Tổng giám đốc.
3.Mối liên hệ công tác :
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc trong công tác hoạch định chiến lược về tài chánh, trong việc phân tích tình hình kinh tế – tài chánh của Công ty và kiểm tra kiểm soát Ngân sách Cty.
- Nhận thông tin về nhân sự, hoạt động của Phòng kế toán thông qua Trưởng phòng NS.
- Báo cáo tình hình thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê cũng như công tác kế toán của đơn vị cho Ban Tổng Giám đốc theo yêu cầu thường xuyên hoặc đột xuất.
- Nhận thông tin cũng như cung cấp thông tin cho cấp Trưởng phòng ban, Phụ trách cơ sở hoặc các cơ quan liên hệ một cách kịp thời và cẩn trọng trên cơ sở được sự đồng ý của Ban Tổng Giám đốc.
- Bảo đảm yêu cầu về bảo mật thông tin kinh tế – tài chánh.
- Quan hệ với các ngành chức năng : Thuế , Kế hoạch & Đầu tư, Chi cục Quản lý tài chánh doanh nghiệp
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc trong công tác hoạch định chiến lược về tài chánh, trong việc phân tích tình hình kinh tế – tài chánh của Công ty và kiểm tra kiểm soát Ngân sách Cty.
- Nhận thông tin về nhân sự, hoạt động của Phòng kế toán thông qua Trưởng phòng NS.
- Báo cáo tình hình thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê cũng như công tác kế toán của đơn vị cho Ban Tổng Giám đốc theo yêu cầu thường xuyên hoặc đột xuất.
- Nhận thông tin cũng như cung cấp thông tin cho cấp Trưởng phòng ban, Phụ trách cơ sở hoặc các cơ quan liên hệ một cách kịp thời và cẩn trọng trên cơ sở được sự đồng ý của Ban Tổng Giám đốc.
- Bảo đảm yêu cầu về bảo mật thông tin kinh tế – tài chánh.
- Quan hệ với các ngành chức năng : Thuế , Kế hoạch & Đầu tư, Chi cục Quản lý tài chánh doanh nghiệp
