UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘITỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
PHÒNG DỰ ÁN TỔNG CÔNG TY
(Ban hành theo Quyết định số /QĐ-TCT-TTNCPT ngày /11/2011
của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty Thương mại Hà Nội)
A. CÁC QUY TRÌNH
1 Quy trình lựa chọn nhà thầu tư vấn xây dựng
2 Qui trình quản lý chất lượng lập dự án đầu tư xây dựng
3 Qui trình quản lý chất lượng thiết kế
4 Qui trình quản lý chất lượng thi công xây lắp
5 Qui trình quản lý tiến độ thi công xây lắp
6 Qui trình quản lý ATLĐ-VSMT-PCCN
7 Quy trình lập và quản lý chi phí đầu tư XD
8 Quy trình thanh quyết toán công trình
9 Quy trình lập và trình duyệt hồ sơ quyết toán dự án xây dựng cơ bản hoàn thành
10 Quy trình báo cáo, xử lý tình huống đột xuất tại công trường thi công xây dựng
11 Quy trình kiểm tra chéo chất lượng thi công công trình trong các Ban QLDA và Phòng dự án
B. NỘI DUNG CÁC QUY TRÌNH
I. Quy trình lựa chọn nhà thầu tư vấn xây dựng:
1. Lập kế hoạch đấu thầu và trình Lãnh đạo TCT phê duyệt kế hoạch đấu thầu;
2. Lập hồ sơ mời thầu (nếu là ĐT rộng rãi) và trình Lãnh đạo TCT phê duyệt;
3. Lập danh sách ngắn các nhà thầu (nếu là ĐT hạn chế) và trình Lãnh đạo TCT phê duyệt;
4. Lập hồ sơ mời thầu và và trình Lãnh đạo TCT phê duyệt
5. Đăng Báo Đấu thầu 3 kỳ liên tiếp và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu đối (nếu là ĐT rộng rãi) đồng thời gửi 01 bộ hồ sơ mời thầu và thông báo với Ban TC-KT về thời gian bán hồ sơ mời thầu.
6. Gửi thư mời thầu tới các nhà thầu (nếu là ĐT hạn chế)
7. Kết hợp với Ban Tài chính-Kế toán bán hồ sơ mời thầu.
8. Tiếp nhận hồ sơ đấu thầu.
9. Mở và đánh giá HSĐX Kỹ thuật.
10. Lập danh sách các nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và trình Lãnh đạo TCT phê duyệt.
11. Mở và đánh giá HSĐX Tài chính của các nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
12. Đánh giá tổng hợp về mặt tài chính và kỹ thuật.
13. Lập danh sách điểm tổng hợp của các nhà thầu và trình Lãnh đạo TCT phê duyệt
14. Mời nhà thầu có điểm tổng hợp cao nhất đàm phán. Hợp đồng Trường hợp đàm phán hợp đồng không thành, mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào đàm phán.
15. Lập và trình Lãnh đạo TCT phê duyệt, thông báo kết quả đấu thầu
16. Tổ chức thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và trình Lãnh đạo TCT ký kết hợp đồng
II. Qui trình quản lý chất lượng lập dự án đầu tư xây dựng
1. Xem xét và trình Lãnh đạo TCT phê duyệt PAKT, TMB do nhà thầu gửi lên.
2. Trình cơ quan nhà nước (CQNN) xem xét, chấp thuận về quy hoạch thẩm định PAKT, TMB
3. Kiểm soát chất lượng TKCS, thuyết minh TKCS, thuyết minh Dự án của nhà thầu
4. Kiểm tra và Lãnh đạo TCT phê duyệt TKCS và thuyết minh TKCS
5. Trình CQNN thẩm định, phê duyệt TKCS
6. Trình lãnh đạo TCT phê duyệt Dự án Đầu tư xây dựng.
III. Qui trình quản lý chất lượng thiết kế:
1. Lập hoặc thuê tư vấn lập nhiệm vụ thiết kế;
(Nhiệm vụ thiết kế được Chủ đầu tư phê duyệt để nhà thầu thực hiện. Đối với các công trình phải thi tuyển kiến trúc thiết kế thì Phòng DA có trách nhiệm lập nhiệm vụ thiết kế và trình Chủ tịch HĐQT phê duyệt theo quy định tại Thông tư 23/2009/TT-BXD ngày 16/7/2009 của Bộ xây dựng hướng dẫn thi tuyển kiến trúc công trình xây dựng).
2. Tổ chức kiểm soát chất lượng và tiến độ trong quá trình thực hiện Hợp đồng Tư vấn thiến kế (TVTK) của nhà thầu.
3. Trình Lãnh đạo TCT phê duyệt HS thiết kế và DT trước khi đưa ra thi công thông qua chữ ký và đóng dấu vào bản vẽ thiết kế.
4. Tổ chức Nghiệm thu sản phẩm của Hợp đồng TVTK
IV. Qui trình quản lý chất lượng thi công xây lắp
1. Kiểm tra các điều kiện khởi công của công trình theo quy định tại Điều 72 của Luật xây dựng
2. Kết hợp với Tư vấn giám sát (TVGS) và nhà thầu thi công triển khai thi công xây lắp tại hiện trường
3. Kết hợp với Tư vấn giám sát kiểm tra nhân lực, máy móc thiết bị, BPTC của nhà thầu thi công
4. Kết hợp với Tư vấn giám sát kiểm tra và phê duyệt mẫu vật liệu xây dựng
5. Nhà thầu: Nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng và viết phiếu yêu cầu nghiệm thu gửi chủ đầu tư và tư vấn giám sát
6. Nghiệm thu công việc xây dựng
7. Nhà thầu: Nghiệm thu nội bộ giai đoạn, hạng mục xây dựng và viết phiếu yêu cầu nghiệm thu
8. PDA, TVGS, PTGD: Nghiệm thu giai đoạn, hạng mục xây dựng
9. CQNN: Nghiệm thu về PCCC, môi trường…..
10. PDA, TVGS, lãnh đạo TCT: lập và phê duyệt bản vẽ hoàn công
11. PDA, TVGS, lãnh đạo TCT, TVTK: Nghiệm thu hoàn thành công hình đưa vào sử dụng
V. Qui trình quản lý tiến độ thi công xây lắp
1. Kiểm tra tổng thể tiến độ thi công do nhà thầu lập, trình lãnh đạo TCT ký duyệt.
2. Kiểm tra, chấp thuận tiến độ thi công theo tháng của nhà thầu
3. Kiểm tra, chấp thuận tiến độ thi công tuần củ nhà thầu
4. Kiểm tra, đánh giá tiến độ thi công tuần, tháng và tổng tiến độ thi công và đề xuất các giải pháp bù và đẩy nhanh tiến độ (nếu bị chậm)
VI. Qui trình quản lý ATLĐ-VSMT-PCCN:
1. PDA, TVGS: Kiểm tra và chấp thuận Danh sách cán bộ công nhân viên và máy móc thi công trên công trường
2. Nhà thầu: Huấn luyện ATLĐ và kiểm định các máy móc thiết bị
3. PDA, TVGS: Kiểm tra thủ tục ATLĐ trước khi thi công
4. Nhà thầu: Thiết lập mạng lưới và hệ thống đảm bảo ATLĐ
5. PDA, TVGS : Kiểm tra hệ thống ATLĐ trước khi thi công
6. PDA, TVGS, Nhà thầu : thường xuyên phối hợp kiểm soát ATLĐ trong quá trình thi công
VII. Quy trình lập và quản lý chi phí đầu tư XD
1. Lập tổng mức đầu tư xây dựng công trình, dự án
2. Thẩm định tổng mức đầu tư
3. Điều chỉnh tổng mức đầu tư (nếu có).
(Tổng mức đầu tư điều chỉnh không vượt tổng mức đầu tư được phê duyệt và không làm thay đổi quy mô, mục tiêu của dự án thì chủ đầu tư tự quyết định và chịu trách nhiệm về việc phê duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh).
4. Tổ chức và thẩm tra lại trong trường hợp tổng mức đầu tư điều chỉnh lớn hơn tổng mức đầu tư được phê duyệt.
VIII. Quy trình thanh quyết toán công trình
1. Nhà thầu lập hồ sơ kết toán, quyết toán hạng mục, công trình trên cơ sở khối lượng đã được nhà thầu, TVGS, chủ đầu tư xác nhận.
* Hồ sơ thanh toán nhà thầu bao gồm:
- Đối với HĐ tư vấn: tùy tính chất của công việc tư vấn để quy định hồ sơ thanh toán cho phù hợp như:
+ Biên bản nghiệm thu kết quả tư vấn có xác nhận của 2 bên.
+ Tài liệu xác nhận tiến độ thực hiện hợp đồng, các tài liệu khác
+ Hóa đơn tài chính
+ Công văn đề nghị thanh toán.
- Đối với HĐ thi công xây lắp:
+ Biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát.
+ Bản vẽ hoàn công khối lượng hoàn thành
+ Chứng chỉ chất lượng vật tư, vật liệu
+ Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn
thành đã được xác nhận.
+ Đề nghị thanh toán của nhà thầu, trong đó nêu rõ khối lượng đã hoàn thành và giá trị đã hoàn thành, giá trị tăng (giảm) so với hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn thanh toán
+ Hóa đơn tài chính, công văn đề nghị thanh toán của nhà thầu.
2. Phòng DA kiểm tra, xác nhận và gửi phòng kế toán rà soát lại. Trình lãnh đạo TCT ký duyệt.
IX. Quy trình lập và trình duyệt hồ sơ quyết toán dự án xây dựng cơ bản hoàn thành.
1. Chủ đầu tư có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành sau khi ký biên bản bàn giao đưa vào sử dụng. Biểu mẫu báo cáo được lập theo quy định của Bộ tài chính.
2. Hồ sơ trình duyệt quyết toán bao gồm:
* Đối với dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành:
+ Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán của chủ đầu tư (bản gốc)
+ Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành theo quy định (bản gốc)
+ Các văn bản pháp lý có liên quan (bản gốc hoặc bản sao)
+ Các hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu thực hiện dự án (bản gốc hoặc bản sao).
+ Các biên bản nghiệm thu hoàn thành bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng công trình, nghiệm thu lắp đặt thiết bị; Biên bản nghiệm thu hoàn thành dự án, công trình hoặc hạng mục công trình để đưa vào sử dụng (bản gốc hoặc bản sao).
+ Toàn bộ các bản quyết toán khối lượng A+B (bản gốc).
+ Báo cáo kết quả kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành kèm theo văn bản của chủ đầu tư về kết quả kiểm toán: nội dung thống nhất , nội dung không thống nhất, kiến nghị.
+ Căn cứ báo cáo kết quả kiểm toán,người có thẩm quyền phê duyệt quyết toán xem xét, phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành theo quy định.
- Quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành được gửi cho các đơn vị:
+ Chủ đầu tư;
+ Cơ quan cấp vốn, cho vay, thanh toán.
+ Bộ tài chính (đối với dự án nhóm A đầu tư bằng nguồn vốn Ngân sách nhà nước)
(Các đơn vị thành viên, công ty trực thuộc Tổng công ty khi lập báo cáo xin chủ trương đầu tư, thẩm tra hồ sơ phê duyệt thiết kế, kế hoạch đấu thầu, hợp đồng và các hồ sơ khác trong đầu tư xây dựng cơ bản nếu không đủ năng lực thực hiện thì đề xuất Phòng dự án hoặc các phòng thuộc khối đầu tư hỗ trợ. Phòng dự án lập tờ trình đề xuất trực tiếp thực hiện hoặc thuê đơn vị tư vấn có ý kiến đóng góp của Ban TCKT và KT trình HĐQT Tổng công ty phê duyệt).
3. Hàng tuần Phòng dự án báo cáo lãnh đạo Tổng công ty tình hình công tác tư vấn
đầu tư cho các đơn vị thành viên, công ty trực thuộc.
X. Quy trình báo cáo, xử lý tình huống đột xuất tại công trường thi công xây dựng
1. Lập báo cáo về tình huống đột xuất xảy ra trên công trường
2. Cán bộ giám sát chủ đầu tư thực hiện giám sát và báo cáo thường xuyên với Ban QLDA. Trong trường hợp đột xuất, cán bộ giám sát báo cáo với giám đốc BQLDA kịp thời xử lý những phát sinh thuộc thẩm quyền hoặc báo cáo với lãnh đạo TCT các vấn đề vượt thẩm quyền.
XI. Quy trình kiểm tra chéo chất lượng thi công công trình trong các Ban QLDA và Phòng dự án
1. Các Ban QLDA tổ chức kiểm tra, trực tiếp tại hiện trường, đánh giá chất lượng thi công công trình của các Ban QLDA khác trong Phòng dự án, nhằm phát hiện những sai phạm trong thi công kịp thời có biện pháp xử lý.
2. Căn cứ vào tiến độ thi công được phê duyệt, hàng tháng lãnh đạo Phòng Dự án tổ chức các Ban QLDA kiểm tra các Ban QLDA khác.
C. CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU - HỒ SƠ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XDCB
1. Phân công người quản lý hồ sơ - tài liệu
- Lãnh đạo phòng phân công người trực tiếp quản lý, lưu trữ hồ sơ và người được phép tiếp cận các loại hồ sơ đó.
- Người được phân công quản lý hồ sơ phải có trách nhiệm tiếp nhận, thực hiện và lưu giữ tài liệu theo các quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của đơn vị mình,
2. Phân loại, sắp xếp tài liệu hồ sơ để lưu trữ.
- Tài liệu được phân loại theo từng dự án: hồ sơ đã thực hiện xong, đang thực hiện, tài liệu đang giải quyết. Trong mỗi dự án, tài liệu được phân chia theo từng gói thầu cụ thể để dễ quản lý.
- Sắp xếp các hồ sơ, chứng từ và lập danh mục ghi rõ nội dung, số lượng các hồ sơ,chứng từ đó. Định kỳ 1 tháng phải cập nhật hồ sơ mới vào danh mục hồ sơ.
3. Quản lý hồ sơ, tài liệu
- Các các nhân, đơn vị khác có nhu cầu mượn hoặc copy tài liệu, phải được Lãnh đạo phòng đống ý. Người mượn tài liệu phải có trách nhiệm giữ gìn, bản quản tài liệu và trả lại tài liệu đúng thời gian như đã cam kết.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Vũ Thanh Sơn
|
