Chu Đình Xinh: 090 969 0003 - 0919 90 5529

Công Ty TNHH Chu Tiến Đạt: Dịch Vu Tư Vấn Thuế - Hoàn Thiện Sổ Sách - Báo Cáo Tài Chính

Thứ Bảy, 17 tháng 5, 2014

Sai sót tổng hợp

Sai sót tổng hợp


KINH NGHIỆM 1: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

PHẦN I: TIỀN VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN

1. Về chứng từ
 - Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan
(Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu)
(Các phiếu chu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng)
(Phiếu chi, phiếu chi thiếu định khoản kế toán,thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “ Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”, dòng “ Chứng từ gốc kèm theo)…
 - Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ
- Một số khoản chi trên 100.000 đồng không có Hóa đơn tài chính
- Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8.3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty…-> Phải điều chỉnh lấy từ quỹ
- Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính )..> cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:
+ Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo..> đúng ra phảI có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi thôi
+ Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp
+ Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo
+ Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo
+ Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty...
 - Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian 
- Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình
- Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính
- Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic
 - Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ
 Chi phí cho nhân viên
- Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
- Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giảI thể hiện đI công tác lưu động trên 15 ngày/háng
- Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm
- Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ
- Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức CBNV, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm.
 Chi phí mua nguyên liệu, nhiên liệu
- Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng
- Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức
 Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
- Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
- Chi phí sửa chữa lớn đó ghi nhận vào tăng nguyên giá TSCĐ nhưng không có Biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa chữa là cơ sở trích khâú hao của đơn vị
- Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử di học, Chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính
 Chi phí bằng tiền
-- Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm
- Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm
- Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
- Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào
 Thanh toán công nợ
- Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ
- Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nàu
  Việc ký kết hợp đồng còn chưa đúng theo quy định của pháp luật, chưa chặt chẽ
- Một số hợp đồng khi ký kết hợp đồng kinh tế còn căn cứ theo pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989.
- Hồ sơ mời thầu không yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu đã thực hiện cho gói thầu t­ương tự để có tiêu chí đánh giá chính xác, … Ngoài ra trong hồ sơ thầu cũng không yêu cầu nhà thầu gửi kèm theo Báo cáo tài chính đã đ­ược kiểm toán độc lập hoặc quyết toán thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu của các gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu là "doanh thu, lợi nhuận tr­ước và sau thuế có mức tăng trư­ởng hoặc duy trì ở mức ổn định" nh­ưng không nêu rõ cụ thể mức ổn định đó là nh­ư thế nào.
- Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp này, tuy nhiên không có giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
 Thực hiện ký kết hợp đồng vượt phân cấp
- Theo Quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối với các đơn vị cấp dưới, có thể ký vượt cấp hoặc hcia nhỏ giá trị hợp đồng .
 Chưa ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung
- Một số hợp đồng đã hết hiệu lực thi hành hoặc các điều khoản hợp đồng không còn phù hợp nhưng các đơn vị vẫn chưa ký lại hoặc ký bổ sung phụ lục hợp đồng.
 Chưa thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng
- Một số hợp đồng mua vật t­ư, hàng hoá trong điều khoản cam kết đã ghi rõ thời gian bên bán phải giao hàng nh­ưng khi thực hiện bên bán đã giao hàng chậm so với quy định. Tuy nhiên đến khi thanh toán và thanh lý hợp đồng chư­a có Biên bản xác nhận nguyên nhân chậm tiến độ và ch­ưa đề cập đến vấn đề vi phạm điều khoản tiến độ thực hiện hợp đồng.
 Chưa theo dõi chặt chẽ các hợp đồng
- Một số đơn vị chư­a có sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế đã ký và tình hình thực hiện các hợp đồng này. Một số hợp đồng hết hiệu lực chưa tổ chức thanh lý theo quy định 
2. Về  hạch toán
 - Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng
Ví dụ: Một số khoản chi phí do bỏ sót từ những năm trước đơn vị đang hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán trên Tài khoản " chi phí khác" theo quy định
Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112
Hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112
Hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK  112
 - Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần
 - Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời
 - Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền ví dụ
+ Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ, nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán doanh thu đối với khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau các đơn vị cấp dưới mới nộp tiền về quỹ.
+ Kế toán đơn vị căn cứ vào Hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán khoản thu tiền của khách hàng, do đó không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của các bộ phận
 - Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền, ví dụ như: PC ngày 29/12/2006 trả tiền cho Công ty A từ ngày 25/12/2006 với số tiền 39.380.000đ (Biên bản thanh lý ngày 25/12/2006 nêu rõ Công ty A đã nhận đủ số tiền).. hoặc xuất quỹ tiền mặt nộp Ngân hàng sau đó mới lập phiếu chi.
 - Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng...”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.
 - Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch
 - Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng)
 - Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt
 3. Về  lưu trữ chứng từ
 - Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn
 - Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp khoa học như chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

 

KINH NGHIỆM 2: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 2: Các công nợ phải thu TK 131: Phải thu khách hàng TK 1368: Phải thu nội bộ

TK 1385: Phải thu về cổ phần hoá
TK 1388: Phải thu khác
 1. Việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ:
- Các khoản nợ phải thu chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định
- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp
- Công nợ phải thu chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhân
Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối t­ượng rõ ràng;
 2. Công tác theo dõi công nợ chi tiết hạn chế
- Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ
- Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán.
+ Một số khoản nợ phải thu khác của các đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ.
+ Một số đối tượng công nợ được mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ
+ Đơn vị không liên kết mã khi hạch toán nên có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết
+ Chưa theo dõi công nợ theo tuổi nợ và không lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng trả nợ, thu hồi các khoản nợ (nợ dưới 1 năm, Nợ quá hạn từ 1-2 năm, Nợ quá hạn từ 2-3 năm, Nợ quá hạn từ  3 năm trở lên, khó đòi
 3. Hạch toán chưa đúng quy định
 - Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị không rõ thu về nội dung gì nên vẫn thể hiện là khoản người mua trả tiền trước. Thực chất là một khoản doanh thu.
- Hạch toán vào công nợ phảI thu các khoản chi phí treo
- Hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí hay giá trị vật tư mà chưa tập hợp đầy đủ chứng từ, hợp đồng chưa phê duyệt nên đơn vị chưa ghi nhận chi phí và ghi nhận tăng vật tư, hàng hoá, tài sản.
- Cho cán bộ nhân viên vay không lấy lãi đang phản ánh trên Tài khoản Phải thu khác, trong khi công ty lại đang đI vay để có vốn triển khai các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh.
- Chưa hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của Tòa án
- Chưa hạch toán lãI phảI thu nợ quá hạn mặc dù trên Biên bản đối chiếu công nợ đã tính và khách hàng ký chấp nhận thanh toán
- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết
- Thực hiện Bù trừ công nợ phảI thu phảI trả không cùng một đối tượng
- Chưa thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một nội dung công việc
 4. Công tác đôn đốc thu hồi công nợ còn lỏng lẻo chưa chặt chẽ
- Công tác quản lý công nợ lỏng lẻo ngay từ ban đầu ví dụ như giao toàn bộ hồ sơ xe máy cho khách hàng khi chưa nhận đủ tiền trả của khách (chưa tuân thủ về thanh toán trong hợp đồng kinh tế) đã ký kết dẫn tới việc Công ty không đủ cơ sở để ràng buộc trách nhiệm vật chất với khách hàng đối với khoản nợ (mặc dù khách hàng đã có cam kết nhận nợ và trả nợ) dẫn đếnphát sinh nợ khó đòi
- Việc thanh quyết toán, đối chiếu công nợ với khách hàng không được thực hiện thường xuyên vì vậy gây khó khăn cho công tác thu nợ
- Việc đôn đốc công tác thu hồi nợ chưa được tiến hành triệt để
- Nhiều khoản công nợ tại DN không xác định được đối tượng nợ để có biện pháp xử lý.
- Tồn tại nhiều khoản công nợ khó đòi chưa xử lý (khi làm trợ lý kiểm toán phảI thu thập hồ sơ diễn biến khoản nợ)
 5. Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ chưa được thực hiện đúng và đầy đủ
- Lập dự phòng theo theo quy định tại Nghị định 109 mà chưa có đủ hồ sơ theo quy định tại TT 107
- Nhiều khoản công nợ có số dư trên 3 năm đã đã được trích lập dự phòng nhưng chưa được xử lý
- Một số khoản công nợ phảI thu có số dư từ những năm trước chuyển sang, đơn vị vẫn chưa có biện pháp đôn đốc thu hồi công nợ.
- Công nợ phải thu còn tồn đọng kéo dài, chưa rà soát các nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được trích lập hoặc trích lập chưa đúg theo quy định.
 - Riêng đối với công nợ phải thu nội bộ: Chưa bù trừ hết các công nợ nội bộ do để không đúng tính chất tài khoản (Ví dụ trong trường hợp đơn vị cấp dưới có tổ chức công tác kế toán riêng mới hạch toán qua TK 136, 336)

KINH NGHIỆM 3: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 3: Các tài sản ngắn hạn, dài hạn khác 1. TK 141 Về chứng từ - Một số giấy đề nghị tạm ứng không ghi lý do, mục đích chi tạm ứng

- Trên đề nghị  tạm ứng là tên một người, nhưng nhận tiền là người khác
- Giấy đề nghị tạm ứng không ghi họ tên người tạm ứng, bộ phận làm việc, lý do tạm ứng và thời gian hoàn ứng.
 Về hạch toán
- Hạch toán trên khoản mục tạm ứng một số khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp
- Một số khoản tạm ứng không phục vụ mục đích kinh doanh
- Một số đối tượng tạm ứng, chưa tiến hành hoàn ứng đã tạm ứng lần tiếp theo
- Đối tượng theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết trên sổ kế toán chưa đúng đối tượng trên chứng từ kế toán như Đối tượng: Khách sạn A, thực  thực chất là số dư tạm ứng của ông A… cán bộ thuộc khách sạn A
- Quy trình hạch toán tạm ứng chưa đúng quy trình, làm đội số phát sinh tiền mặt
 Về quản lý và thu hồi công nợ tạm ứng
- Tồn tại nhiều khoản tạm ứng lâu ngày không thu hồi được
- Chưa thực hiện xác nhận công nợ tạm ứng tại thời điểm kết thúc niên độ
 2. TK 142, 242
 Về theo dõi chi tiết
- Một số đơn vị không chi tiết được số dư 242 theo từng nội dung để từ đó có thể kiểm tra việc phân bổ, trong trường hợp này số phát sinh trong năm, chúng ta nên tách chi tiết trước theo chứng từ, còn số dư đầu năm rà soát, tách chi tiết dần dần
- Một số đơn vị chưa theo dõi chi tiết được giá trị từng loại công cụ dụng cụ đã xuất dùng theo thời gian sử dụng để làm cơ sở phân bổ chi phí trả trước dài hạn.
 Về hạch toán
- Dùng tài khoản 242 để treo các chi phí, thực chất là chi phí phát sinh trong năm như chi phí sửa chữa tài sản, chi phí lãI vay, thậm chí treo lại chi phí quản lý
- Số chi vượt kế hoạch cấp trên cũng được phản ánh trên TK 242 - trong khi doanh thu t­ương ứng với phần chi phí đã đư­ợc ghi nhận đầy đủ.
- Việc phân bổ chi phí trả trước dài hạn phụ thuộc vào kết quả hoạt động của đơn vị, đa số các chi phí trả trước dài hạn phân bổ không nhất quán, lúc phân bổ 100 %, lúc phân bổ dần. 
3. TK 144, 244
- Chưa có hóa đơn chứng từ, hợp đồng, cam kết hợp lệ.
- Nội dung các khoản kí quỹ, kí cược không rõ ràng.- Chưa có đối chiếu xác nhận số dư với bên nhận kí quỹ, kí cược ngày khóa sổ kế toán cuối năm.- Hạch toán sai khoản cầm cố, kí quỹ, kí cược vào tài khoản phải thu khác 138.- Không theo dõi chi tiết từng loại.

KINH NGHIỆM 4: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 4 Các khoản đầu tư tài chính TK 121: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn TK 128: Đầu tư ngắn hạn khác

Sau khi trừ đi các khoản đầu tư đã được tính vào chỉ tiêu “ Các khoản tương đương tiền”.
TK 129 : Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn
TK 221 : Đầu tư vào Công ty con
TK 222: Vốn góp liên doanh
TK 223: Đầu tư vào công ty liên kết
TK 228: Đầu tư dài hạn khác
TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn
Các sai sót thường gặp
 Về chứng từ
- Nhiều đơn vị đầu tư rất nhiều công ty con, công ty liên doanh, công ty liên kết và thường giao cho Phòng ban có liên quan và Phòng Tài chính Kế toán giúp Ban Giám đốc quản lý các khoản đầu tư này. Tuy nhiên việc quản lý hệ thống thông tin của Công ty liên quan đến các doanh nghiệp đầu tư còn có hạn chế;
 - Thông tin toàn cảnh về doanh nghiệp mà được lưu rời rạc ở các bộ phận khác nhau.  Do vậy sẽ hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trực tiếp;
 - Việc cập nhật các hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh doanh và các báo cáo về tình hình kinh doanh hiện tại còn chậm. Một số tài liệu được yêu cầu cung cấp trong quá trình kiểm toán như các Giấy phép đầu tư, Giấy đăng ký kinh doanh, Điều lệ Công ty, … Báo cáo kiểm toán chưa sẵn sàng mà phải chờ công ty con, công ty liên doanh, công ty liên kết cung cấp.
 - Một số khoản vốn góp của tập đoàn chưa có xác nhận của bên tham gia góp vốn hoặc cũng do hệ thống thông tin rời rạc, thiếu đầy đủ nên giá trị giá trị quyền sử dụng đất lô đất  góp vốn với giá trị vốn góp được các bên đánh giá chưa được phản ánh trên Báo cáo tài chính của Công ty mẹ khi đầu tư, hoặc có một số trường hợp tài sản cố định, công cụ dụng cụ đưa đI góp vốn nhưng không được bên nhận góp vốn công nhận nên sự chênh lệch giữa giá trị khoản đầu tư và vốn góp ghi nhận chưa có hướng được giảI quyết, và bên công ty mẹ cũng chưa thể nhận về số tài sản cố định, công cụ dụng cụ đã đưa đi góp vốn.
 - Tồn tại một số điểm về pháp lý cần làm rõ với bên góp vốn và hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan sớm như số vốn góp của CBNV công ty mẹ vào các Công ty con. Số vốn này do Công ty mẹ quản lý dưới hình thức được CBNV uỷ thác. Tuy nhiên trên các hồ sơ pháp lý của bên nhận vốn đầ tư xác nhận vốn góp thể hiện toàn bộ số vốn huy động từ CBNV đều do Công ty mẹ đứng tên sở hữu.
 - Các công ty này đang trong quá trình đầu tư, góp vốn ban đầu nên chưa hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
 Về hạch toán
- Hạch toán thiếu phần giá trị đầu tư vào công ty con trên Báo cáo tài chính của công ty mẹ (thường xảy ra ở trường hợp DNNN thành viên 100 % vốn Nhà nước chuyển sang cổ phần hóa)
- Hạch toán và theo dõi giá trị thẻ golf như một khoản đầu tư dài hạn, không hạch toán vào 242 và phân bổ theo thời hạn thẻ
- Không trích lập dự phòng hoặc trích lập không đúng;
- Phân loại sai các khoản đầu tư­ và không chuyển BĐSĐT theo đúng tính chất;
- Lãi phát sinh trư­ớc thời điểm đầu tư­ (mua) không ghi giảm khoản đầu t­ư mà ghi vào TK 515;
- Không ghi nhận lãi đ­ược thông báo mà ghi nhận khi lãi thực thu;
- Ghi nhận lãi trư­ớc ngày nhận đ­ược thông báo (thông báo sau 31/12).

KINH NGHIỆM 5: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 5: Hàng Tồn Kho - Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính. - Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.

- Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
- Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
- Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.- Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
- Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
- Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
- Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
- Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.
- Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
- Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…
- Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
- Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
- Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
- Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
- Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
- Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
- Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
- Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.
- Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
- Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.
- Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
- Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.
- Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.
- Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
- Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
- Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
- Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
- Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
- Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
- Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
- Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
- Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
- Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì.
- Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
- Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
- Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
- Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
- Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật,
chưa xử lý phế phẩm.
- Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.
- Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
- Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
- Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).
- Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

KINH NGHIỆM 6: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 6: TSCĐ và XDCB dở dang 1. TSCĐ hữu hình & vô hình - Quản lí TSCĐ chưa chặt chẽ: hồ sơ TSCĐ chưa đầy đủ, TSCĐ vẫn chưa chuyển quyền sở hữu cho đơn vị nhưng đã ghi nhận trên Bảng cân đối kế toán; không có sổ, thẻ chi tiết cho từng TSCĐ.

- Không tiến hành kiểm kê TSCĐ cuối kì, biên bản kiểm kê không phân loại TSCĐ không sử dụng, chờ thanh lý, đã hết khấu hao. Số chênh lệch trên sổ sách so với biên bản kiểm kê chưa được xử lý.
- Chứng từ liên quan đến TSCĐ không được lưu riêng với chứng từ kế toán.
- TSCĐ đưa vào hoạt động thiếu biên bản bàn giao, biên bản giao nhận.
- Hạch toán tăng TSCĐ chưa kịp thời theo biên bản bàn giao (hạch toán không đúng kì).
- Hạch toán tăng TSCĐ khi chưa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: quyết toán công trình, biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng…
- Không theo dõi sổ chi tiết nguồn vốn hình thành TSCĐ. Không theo dõi riêng các TSCĐ đem cầm cố, thế chấp.
- Phân loại TSCĐ vô hình sai: giá trị quyền sử dụng đất, chi phí đền bù và giải tỏa mặt bằng… Ghi nhận tăng nguyên giá tài sản cố định vô hình những nội dung không đúng quy định như chi phí thành lập Công ty, chi phí trong giai đoạn nghiên cứu…
- Chênh lệch nguyên giá, khấu hao lũy kế giữa bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, sổ chi tiết.
- Phân loại sai: tài sản không đủ chỉ tiêu ghi nhận TSCĐ nhưng vẫn ghi nhận là TSCĐ, hạch toán nhậm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.
- Chưa lập phiếu thanh toán khối lượng XDCB tự làm đã hoàn thành.
- Nâng cấp TSCĐ hoàn thành nhưng chưa ghi tăng nguyên giá TSCĐ, chưa xác định lại thời gian sử dụng hữu ích và điều chỉnh khấu hao phải trích vào chi phí trong kì.
- Hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ những nội dung không đúng chế độ quy định: ghi vào nguyên giá TSCĐ các chi phí phát sinh khi TSCĐ đã đưa vào sử dụng như chi phí lãi vay không được vốn hóa; chi phí sửa chữa lớn TSCĐ không mang tính nâng cấp, không làm tăng công suất hoặc thời gian sử dụng; ghi tăng nguyên giá không đúng với biên bản bàn giao, nghiệm thu…
- Chưa đăng kí phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế địa phương.
- Đơn vị áp dụng phương pháp tính, trích khấu hao không phù hợp, không nhất quán, xác định thời gian sử dụng hữu ích không hợp lí, mức trích khấu hao không đúng quy định, vượt quá mức khấu hao tối đa hoặc thấp hơn mức khấu hao tối thiểu được trích vào chi phí trong kì theo quy định tại TT 203.
- Trích hoặc thôi trích khấu hao tròn tháng hoặc tròn quý mà không theo ngày đưa TSCĐ vào sử dụng hoặc ngưng trích theo ngày ngưng sử dụng.
- Số khấu hao lũy kế chưa chính xác, khấu hao ở các bộ phận mà không được phân bổ.
- Tài sản đã hết thời gian sử dụng nhưng vẫn chưa trích hết khấu hao. Số chưa trích hết không được hạch toán vào chi phí trong kì.
- Vẫn trích khấu hao đối với tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục sử dụng.
- Trích khấu hao tính vào chi phí cả những TSCĐ không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Trích khấu hao đối với tài sản thuê hoạt động hoặc không trích khấu hao TSCĐ đi thuê tài chính. Không theo dõi ngoại bảng đối với TSCĐ thuê hoạt động.
- Chưa thực hiện đầy đủ thủ tục thanh lý TSCĐ: thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, quyết định thanh lý, không có biên bản thanh lý hoặc biên bản không có chữ kí của người có thẩm quyền…
- Không phát hành hóa đơn khi bán TSCĐ thanh lý.
- Hạch toán giảm TSCĐ khi thực tế chưa thanh lý, tháo dỡ, chưa có quyết định của HĐQT, Giám đốc,…- Không hạch toán đầy đủ, kịp thời thu nhập thu từ hoạt động thanh lý TSCĐ.
- Đầu tư TSCĐ trước khi có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền hoặc không có trong kế hoạch đầu tư được phê duyệt.
- TSCĐ đầu tư không đúng nguồn, mục đích: TSCĐ phục vụ lợi ích công cộng được đầu tư.
- Trích khấu hao vào chi phí SXKD những tài sản đầu tư bằng nguồn khác.
- Thời điểm trích khấu hao không theo thời điểm ghi nhận TSCĐ.
- Thực hiện khấu hao nhanh nhưng chưa đăng kí với cơ quan thuế địa phương và kết quả kinh doanh trong năm bị lỗ. Mức trích khấu hao nhanh vượt quá 1,2 lần so với khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- TSCĐ không còn sử dụng chưa được thanh lý. TSCĐ không cần dùng chờ thanh lý chưa được xuất ra khỏi sổ sách theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp, không được theo dõi tài sản ở ngoại bảng, vẫn tính và trích khấu hao tính vào chi phí.
- TSCĐ điều chuyển nội bộ có giá trị còn lại trên quyết định điều chuyển không khớp sổ kế toán.
- Chưa chuyển TSCĐ hữu hình có nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu thành công cụ dụng cụ theo quyết định 206/BTC.
- TSCĐ nhận bàn giao, góp vốn phải tiến hành đánh giá lại giá trị.
- Đầu tư TSCĐ không hợp lý: quá nhiều hoặc dùng nguồn vay ngắn hạn để đầu tư.
- Tài sản nhận điều động, điều chuyển theo quyết định của cấp trên chỉ ghi tăng nguyên giá mà không ghi nhận giá trị đã khấu hao.
- TSCĐ thuê tài chính hạch toán trên TK 211,213.
- Giá trị TSCĐ ghi nhận không phù hợp, TSCĐ được biếu tặng không được ghi nhận theo giá trị hợp lý, TS nhận bàn giao, góp vốn không được đánh giá lại khi giao nhận…
- Điều chuyển TSCĐ nội bộ, giá trị còn lại trên Quyết định điều chuyển và sổ sách kế toán không khớp.
- Một số TSCĐ có thời gian sử dụng còn lại khác nhau nhưng được gộp chung lại thành một tài sản hay một nhóm tài sản.
- TSCĐ đầu tư bằng nguồn vơn NSNN, cho công nhân viên sử dụng nhưng không thu tiền để thu hồi vốn đầu tư.
- Chưa tiến hành đánh giá lại TSCĐ khi thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp hoặc có đánh giá nhưng không phù hợp.
2. Tài sản cố định thuê tài chính
- Không mở sổ theo dõi TSCĐ thuê tài chính
- Thiếu hợp đồng thuê.
- Phân loại nhầm TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động.
- Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính, hạch toán khấu hao TSCĐ thuê tài chính không đúng theo hợp đồng thuê.
- Không theo dõi hoặc phân bổ tiền lãi thuê vào chi phí các kì không theo tiêu tức hợp lí. Hạch toán lãi vay TSCĐ thuê tài chính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính.
 3. Xây dựng cơ bản dở dang
- Chi phí XDCB dở dang cuối kì xác định chưa phù hợp, chỉ trên cơ sở ước tính.
- Không có kế hoạch, dự toán thiết kế cho công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ
- Không chi tiết các khoản đầu tư XDCB cuối kì là của công trình nào.
- Chi phí XDCB dở dang tồn đọng từ nhiều kì chưa được xử lý, đầu tư tiếp…
- Thủ tục đầu tư chưa đầy đủ: không có quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt dự toán, không tổ chức đấu thầu, chào hàng…
- Hồ sơ, chứng từ đầu tư thanh toán tiền chưa chặt chẽ: mua thiết bị không có hóa đơn, chi trả tiền cho đối tác nước ngoài, không thực hiện thanh toán qua NH.
- Khoản chi cho hoạt động XDCB không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Giá trị trên Báo cáo chi tiết đầu tư từng công trình chênh lệch với sổ kế toán.
- Thực hiện sửa chữa lớn không có phê duyệt của Tổng công ty/đạt tỷ lệ thấp.
- Hạch toán sai: chi phí sửa chữa lớn không ghi tăng nguyên giá mà đưa vào chi phí SXKD trong kì.
- Phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí khấu hao vào giá trị công trình chưa hợp lý, không có tiêu thức phân bổ thích hợp.
- Công trình hoàn thành bàn giao đã đưa vào sử dụng nhưng chưa hạch toán tăng TSCĐ, chưa trích khấu hao.
- Hạch toán vào chi phí XDCB dở dang những chi phí không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc tập hợp thiếu.
- Sửa chữa lớn không có kế hoạch, không dự trù kinh phí. Sửa chữa khi không có phiếu báo hỏng, khi hoàn thành không có quyết toán kinh phí sửa chữa, biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao.

KINH NGHIỆM 7: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 7: Nợ phải trả TK 331 : Phải trả cho người bán TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 335: Chi phí phải trả

TK 336: Phải trả nội bộ
TK: 3388: Các khoản phải trả, phải nộp khác
TK 344: Nhận ký quỹ ký cược dài hạn
TK 351: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
 Các sai sót thường gặp
 Việc đối chiếu công nợ thực hiện chưa đầy đủ
- Các khoản nợ phải trả chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định
- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp
- Công nợ phải trả chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhân
* Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối t­ượng rõ ràng;
* Một số đơn vị các khoản công nợ nội bộ không đối chiếu bằng văn bản, tuy nhiên do phần mềm kế toán đẩy lên trên Văn phòng, nên khi tổng hợp số liệu trên VP, khi phát hiện ra sai lệch, đã điều chỉnh số liệu đơn vị cấp dưới, tuy nhiên các điều chỉnh này chưa được thống nhất và thông báo hết cho các đơn vị cấp dưới. Nên khi đI kiểm toán các đơn vị cấp dưới số liệu trước kiểm toán khác với số liệu để tổng hợp toàn đơn vị
 Công tác theo dõi chi tiết công nợ còn hạn chế
- Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ
- Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán.
+ Một số khoản nợ phải trả của các đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ.
+ Một số đối tượng công nợ được mở nhiều tài khoản chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ
+ Một số mã công nợ của cùng một khách hàng đang được theo dõi ở  nhiều mã công nợ khác nhau
+ Đơn vị không liên kết mã khi hạch toán nên có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết (xảy ra nhiều ở bưu điện)
+ Theo dõi các khoản công nợ phải trả không theo từng nhà cung cấp mà theo đối tượng là các bộ phận. gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu
 Hạch toán chưa đúng quy định
 - Một số khoản chi phí đang treo bên Nợ TK 331 (tiền vận chuyển, mua vật tư phục vụ lắp đặt, chi phí tư vấn lập hồ sơ)
- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết
- Thực hiện Bù trừ công nợ phảI thu phảI trả không cùng một đối tượng
- Xác định công nợ phải trả về lãi vay cuối kỳ chưa đúng do chưa tính đến hết 31/12 năm tài chính đó, hoặc không tính lãI dự thu mà tính khi thanh toán chi trả.
- Chưa thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một nội dung công việc
- Các khoản công nợ chưa được hạch toán kịp thời mặc dù đã có Hóa đơn và thanh lý trong năm tài chính đó, các khoản nợ phải trả liên quan tới việc mua sắm hàng hoá, dịch vụ không được ghi sổ kế toán ngay khi phát sinh nghĩa vụ trả nợ mà chỉ được ghi nhận khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Do vậy chỉ tiêu Phải trả người bán trên BCTC trong năm  thấp hơn thực tế.
- Công nợ phải trả có gốc ngoại tệ chưa được đánh giá chênh lệch tỷ giá
- Các khoản chi phí thực tế phát sinh trong năm đó nhưng chưa ước tính, mà chỉ hạch toán khi có hóa đơn do bên bán phát hành trong năm tài chính tiếp theo
- Các khoản chi trích trước nhưng đến thời điểm kết thúc niên độ nhưng chưa chi
- Các khoản công nợ phảI thu, phảI trả nội bộ không kịp thời đối chiếu thưởng xuyên, nên chênh lệch không kịp thời phát hiện ra nguyên nhân, đơn vị tạm kết chuyển vào TK 3388
- Đối với các doanh nghiệp xây dựng, đa số khoản công nợ phảI trả nhà thầu thi công hạch toán theo số tiền ứng tr­ước, trong khi nhà thầu ch­ưa xuất hóa đơn GTGT cho phần hạng mục đã hoàn thành, dẫn đến cuối năm kế toán rất khó khăn cho công tác đối chiếu công nợ.
- Theo dõi một số khoản nợ phải thu, phải trả trong cùng một tài khoản chi tiết công nợ. làm cho số dư tài khoản phải trả khác và khoản phải trả người bán cùng bị phản ánh thấp hơn thực tế do đã bị bù trừ.
- Một số đơn vị đang phản ánh các khoản thu nhập khác, chi phí khác trên các tài khoản theo dõi công nợ phải thu khác, phải trả khác như thu, chi các hoạt động tư vấn tự làm, đấu thầu, nhượng bán vật tư cho các đơn vị , thu đền bù vật tư từ các nhà thầu, vật tư thu hồi từ các công trình sửa chữa lớn.
- Các khoản công nợ phải thu, phải trả giữa các đơn vị trực thuộc với nhau và một số khoản công nợ phải thu, phải trả khác giữa đơn vị trực thuộc với Công ty không được phản ánh trên các Tài khoản theo dõi công nợ nội bộ mà đang phản ánh như quan hệ giao dịch với các khách hàng, nhà cung cấp thông thường hoặc theo dõi trên các Tài khoản Phải thu khác, Phải trả phải nộp khác.
- Ch­ưa hạch toán đúng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và ch­ưa đánh giá lại số dư­ cuối năm.
 Xử lý các khoản nợ tồn đọng
 - Công nợ phải trả tồn đọng lâu ngày chưa xử lý
- Một số khoản công nợ thực tế không phảI trả nhưng chưa có biện pháp xử lý.

KINH NGHIỆM 8: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 8 Các khoản vay TK 311: Vay ngắn hạn TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả TK 341: Vay dài hạn TK 342: Nợ dài hạn

Các rủi ro thường gặp
Về chứng từ
- Hợp đồng vay cá nhân không ghi rõ số chứng minh nhân dân của người vay
- Các khoản vay hợp đồng hết hạn không ký hợp đồng gia hạn
- Hợp đồng không phải giám đốc công ty ký nhưng không có ủy quyền
- Đơn vị đang thực hiện ký với nhiều cán bộ công nhân viên tại các bộ phận trong công ty trên một hợp đồng vay mà không thực hiện ký hợp đồng vay với từng người riêng biệt
- Một số đơn vị cấp dưới vay vốn của đơn vị cấp trên, ghi nhận vào vào sản xuất kinh doanh số chi phí lãi vay theo thông báo của cấp trên, tuy nhiên trên cơ sở ghi nhận số chi phí lãi vay này chỉ có Thông báo của Tập đoàn mà không có các chứng từ kèm theo khác như hợp đồng vay lại, cơ sở tính lãi (số dư nợ gốc, lãi suất, …).
 Về vấn đề theo dõi chi tiết
- Chưa mở sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản vay có gốc ngoại tệ theo nguyên tệ.
- Hạch toán chi tiết các khoản vay theo từng dự án, công trình; chưa tổng hợp được theo dõi được theo đối tượng cho vay, khế ước/ hợp đồng vay. Do vậy khi cần tổng hợp thông tin và đối chiếu số liệu với bên cho vay, cán bộ kế toán phải mất rất nhiều thời gian, công sức để làm các báo cáo này một cách thủ công trên Microsoft Excel mà không thể khai thác được thế mạnh của việc sử dụng phần mềm kế toán.
- Một số khoản vay được ghi sổ kế toán các tài khoản Vay tại Văn phòng Công ty và thông báo cho các đơn vị sử dụng vốn nhận nợ qua tài khoản công nợ nội bộ; một số khoản vay khác do Công ty đứng ra vay và phân công cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tài khoản Vay;
Toàn bộ hợp đồng vay, chứng từ giao dịch với bên cho vay do Phòng Kế toán Công ty quản lý. Căn cứ các chứng từ này, kế toán Công ty làm các Thông báo hạch toán và gửi cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tại đơn vị. Khi gửi các Thông báo hạch toán, kế toán Công ty không gửi kèm bản sao các chứng từ gốc như bảng tính lãi của Ngân hàng, sổ phụ ngân hàng về số giải ngân khoản vay, chứng từ thanh toán nợ gốc làm cơ sở đầy đủ cho việc ghi sổ.
Kế toán ở các đơn vị trực thuộc chỉ biết được một phần thông tin về các khoản vốn vay mà mình đang sử dụng và ghi sổ kế toán dựa trên các Thông báo hạch toán mà Công ty gửi tới. Do vậy cán bộ kế toán đơn vị trực thuộc chỉ có thể ghi sổ theo thông báo của Công ty mà không thể chủ động kiểm tra, rà soát lại số liệu đã hạch toán. Bên cạnh đó do số lượng vay lớn, đầu công trình nhiều, việc ghi sổ lại được thực hiện ở nhiều đầu mối khác nhau nên các cán bộ được giao quản lý các khoản vay trên Văn phòng Công ty cũng không thể rà soát hết được việc hạch toán tại các đơn vị cấp dưới.
Do một phần ảnh hưởng của hệ thống thông tin ở các đầu mối thiếu đầy đủ, nên việc ghi nhận chi phí lãi vay của một số dự án có sự nhầm lẫn nhưng không được phát hiện kịp thời như:
+ Lãi vay của một số công trình đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, nhưng vẫn hạch toán vào giá trị công trình.
+ Lãi vay công trình chưa hoàn thành  được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Về hạch toán chưa đúng quy định
- Chưa đánh giá số dư công nợ ngoại tệ tại thời điểm cuối năm
- Một số đơn vị chưa đánh giá, phân loại các khoản vay theo thời hạn thanh toán tại thời điểm cuối năm - Hạch toán như là một khoản vay, nhưng hoàn toàn không có chứng từ làm cơ sở ghi nhận khoản vay, đồng thời không có bất kỳ khoản lãI tiền vay nào liên quan được ghi nhận vào chi phí trong kỳ
- Khoản đi vay trên TK 338
- Việc ghi nhận các khoản chi phí lãi vay thường theo thời điểm nhận được thông báo tính lãi theo kỳ của bên cho vay. Do vậy một số khoản chi phí lãi vay của năm nay lại được ghi nhận vào chi phí của năm sau và một số khoản lãi vay của năm nay lại chưa được ước tính vào chi phí năm nay do chưa có thông báo của bên cho vay. Bên cạnh đó lại có những khoản lãi vay cho giai đoạn của năm sau đã được ghi nhận vào chi phí năm trước do đã có thông báo tính lãi của bên cho vay
- Vốn vay thuộc nguồn huy động tiền lương chưa thanh toán cho người lao động 
Một số khoản vay được ghi sổ kế toán các tài khoản Vay tại Văn phòng Công ty và thông báo cho các đơn vị sử dụng vốn nhận nợ qua tài khoản công nợ nội bộ; một số khoản vay khác do Công ty đứng ra vay và phân công cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tài khoản Vay;Toàn bộ hợp đồng vay, chứng từ giao dịch với bên cho vay do Phòng Kế toán Công ty quản lý. Căn cứ các chứng từ này, kế toán Công ty làm các Thông báo hạch toán và gửi cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tại đơn vị. Khi gửi các Thông báo hạch toán, kế toán Công ty không gửi kèm bản sao các chứng từ gốc như bảng tính lãi của Ngân hàng, sổ phụ ngân hàng về số giải ngân khoản vay, chứng từ thanh toán nợ gốc làm cơ sở đầy đủ cho việc ghi sổ.

Kế toán ở các đơn vị trực thuộc chỉ biết được một phần thông tin về các khoản vốn vay mà mình đang sử dụng và ghi sổ kế toán dựa trên các Thông báo hạch toán mà Công ty gửi tới. Do vậy cán bộ kế toán đơn vị trực thuộc chỉ có thể ghi sổ theo thông báo của Công ty mà không thể chủ động kiểm tra, rà soát lại số liệu đã hạch toán. Bên cạnh đó do số lượng vay lớn, đầu công trình nhiều, việc ghi sổ lại được thực hiện ở nhiều đầu mối khác nhau nên các cán bộ được giao quản lý các khoản vay trên Văn phòng Công ty cũng không thể rà soát hết được việc hạch toán tại các đơn vị cấp dưới.
Do một phần ảnh hưởng của hệ thống thông tin ở các đầu mối thiếu đầy đủ, nên việc ghi nhận chi phí lãi vay của một số dự án có sự nhầm lẫn nhưng không được phát hiện kịp thời như:
+ Lãi vay của một số công trình đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, nhưng vẫn hạch toán vào giá trị công trình.
+ Lãi vay công trình chưa hoàn thành  được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Về hạch toán chưa đúng quy định
- Chưa đánh giá số dư công nợ ngoại tệ tại thời điểm cuối năm
- Một số đơn vị chưa đánh giá, phân loại các khoản vay theo thời hạn thanh toán tại thời điểm cuối năm - Hạch toán như là một khoản vay, nhưng hoàn toàn không có chứng từ làm cơ sở ghi nhận khoản vay, đồng thời không có bất kỳ khoản lãI tiền vay nào liên quan được ghi nhận vào chi phí trong kỳ
- Khoản đi vay trên TK 338
- Việc ghi nhận các khoản chi phí lãi vay thường theo thời điểm nhận được thông báo tính lãi theo kỳ của bên cho vay. Do vậy một số khoản chi phí lãi vay của năm nay lại được ghi nhận vào chi phí của năm sau và một số khoản lãi vay của năm nay lại chưa được ước tính vào chi phí năm nay do chưa có thông báo của bên cho vay. Bên cạnh đó lại có những khoản lãi vay cho giai đoạn của năm sau đã được ghi nhận vào chi phí năm trước do đã có thông báo tính lãi của bên cho vay
- Vốn vay thuộc nguồn huy động tiền lương chưa thanh toán cho người lao động 
Người đăng: vào lúc

Thứ Bảy, 17 tháng 5, 2014

Home » » Sai sót tổng hợp

Sai sót tổng hợp

Sai sót tổng hợp


KINH NGHIỆM 1: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

PHẦN I: TIỀN VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN

1. Về chứng từ
 - Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan
(Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu)
(Các phiếu chu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng)
(Phiếu chi, phiếu chi thiếu định khoản kế toán,thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “ Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”, dòng “ Chứng từ gốc kèm theo)…
 - Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ
- Một số khoản chi trên 100.000 đồng không có Hóa đơn tài chính
- Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8.3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty…-> Phải điều chỉnh lấy từ quỹ
- Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính )..> cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:
+ Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo..> đúng ra phảI có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi thôi
+ Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp
+ Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo
+ Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo
+ Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty...
 - Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian 
- Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình
- Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính
- Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic
 - Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ
 Chi phí cho nhân viên
- Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
- Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giảI thể hiện đI công tác lưu động trên 15 ngày/háng
- Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm
- Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ
- Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức CBNV, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm.
 Chi phí mua nguyên liệu, nhiên liệu
- Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng
- Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức
 Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
- Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
- Chi phí sửa chữa lớn đó ghi nhận vào tăng nguyên giá TSCĐ nhưng không có Biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa chữa là cơ sở trích khâú hao của đơn vị
- Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử di học, Chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính
 Chi phí bằng tiền
-- Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm
- Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm
- Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
- Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào
 Thanh toán công nợ
- Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ
- Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nàu
  Việc ký kết hợp đồng còn chưa đúng theo quy định của pháp luật, chưa chặt chẽ
- Một số hợp đồng khi ký kết hợp đồng kinh tế còn căn cứ theo pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989.
- Hồ sơ mời thầu không yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu đã thực hiện cho gói thầu t­ương tự để có tiêu chí đánh giá chính xác, … Ngoài ra trong hồ sơ thầu cũng không yêu cầu nhà thầu gửi kèm theo Báo cáo tài chính đã đ­ược kiểm toán độc lập hoặc quyết toán thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu của các gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu là "doanh thu, lợi nhuận tr­ước và sau thuế có mức tăng trư­ởng hoặc duy trì ở mức ổn định" nh­ưng không nêu rõ cụ thể mức ổn định đó là nh­ư thế nào.
- Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp này, tuy nhiên không có giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
 Thực hiện ký kết hợp đồng vượt phân cấp
- Theo Quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối với các đơn vị cấp dưới, có thể ký vượt cấp hoặc hcia nhỏ giá trị hợp đồng .
 Chưa ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung
- Một số hợp đồng đã hết hiệu lực thi hành hoặc các điều khoản hợp đồng không còn phù hợp nhưng các đơn vị vẫn chưa ký lại hoặc ký bổ sung phụ lục hợp đồng.
 Chưa thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng
- Một số hợp đồng mua vật t­ư, hàng hoá trong điều khoản cam kết đã ghi rõ thời gian bên bán phải giao hàng nh­ưng khi thực hiện bên bán đã giao hàng chậm so với quy định. Tuy nhiên đến khi thanh toán và thanh lý hợp đồng chư­a có Biên bản xác nhận nguyên nhân chậm tiến độ và ch­ưa đề cập đến vấn đề vi phạm điều khoản tiến độ thực hiện hợp đồng.
 Chưa theo dõi chặt chẽ các hợp đồng
- Một số đơn vị chư­a có sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế đã ký và tình hình thực hiện các hợp đồng này. Một số hợp đồng hết hiệu lực chưa tổ chức thanh lý theo quy định 
2. Về  hạch toán
 - Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng
Ví dụ: Một số khoản chi phí do bỏ sót từ những năm trước đơn vị đang hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán trên Tài khoản " chi phí khác" theo quy định
Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112
Hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112
Hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK  112
 - Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần
 - Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời
 - Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền ví dụ
+ Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ, nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán doanh thu đối với khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau các đơn vị cấp dưới mới nộp tiền về quỹ.
+ Kế toán đơn vị căn cứ vào Hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán khoản thu tiền của khách hàng, do đó không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của các bộ phận
 - Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền, ví dụ như: PC ngày 29/12/2006 trả tiền cho Công ty A từ ngày 25/12/2006 với số tiền 39.380.000đ (Biên bản thanh lý ngày 25/12/2006 nêu rõ Công ty A đã nhận đủ số tiền).. hoặc xuất quỹ tiền mặt nộp Ngân hàng sau đó mới lập phiếu chi.
 - Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng...”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.
 - Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch
 - Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng)
 - Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt
 3. Về  lưu trữ chứng từ
 - Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn
 - Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp khoa học như chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

 

KINH NGHIỆM 2: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 2: Các công nợ phải thu TK 131: Phải thu khách hàng TK 1368: Phải thu nội bộ

TK 1385: Phải thu về cổ phần hoá
TK 1388: Phải thu khác
 1. Việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ:
- Các khoản nợ phải thu chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định
- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp
- Công nợ phải thu chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhân
Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối t­ượng rõ ràng;
 2. Công tác theo dõi công nợ chi tiết hạn chế
- Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ
- Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán.
+ Một số khoản nợ phải thu khác của các đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ.
+ Một số đối tượng công nợ được mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ
+ Đơn vị không liên kết mã khi hạch toán nên có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết
+ Chưa theo dõi công nợ theo tuổi nợ và không lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng trả nợ, thu hồi các khoản nợ (nợ dưới 1 năm, Nợ quá hạn từ 1-2 năm, Nợ quá hạn từ 2-3 năm, Nợ quá hạn từ  3 năm trở lên, khó đòi
 3. Hạch toán chưa đúng quy định
 - Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị không rõ thu về nội dung gì nên vẫn thể hiện là khoản người mua trả tiền trước. Thực chất là một khoản doanh thu.
- Hạch toán vào công nợ phảI thu các khoản chi phí treo
- Hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí hay giá trị vật tư mà chưa tập hợp đầy đủ chứng từ, hợp đồng chưa phê duyệt nên đơn vị chưa ghi nhận chi phí và ghi nhận tăng vật tư, hàng hoá, tài sản.
- Cho cán bộ nhân viên vay không lấy lãi đang phản ánh trên Tài khoản Phải thu khác, trong khi công ty lại đang đI vay để có vốn triển khai các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh.
- Chưa hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của Tòa án
- Chưa hạch toán lãI phảI thu nợ quá hạn mặc dù trên Biên bản đối chiếu công nợ đã tính và khách hàng ký chấp nhận thanh toán
- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết
- Thực hiện Bù trừ công nợ phảI thu phảI trả không cùng một đối tượng
- Chưa thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một nội dung công việc
 4. Công tác đôn đốc thu hồi công nợ còn lỏng lẻo chưa chặt chẽ
- Công tác quản lý công nợ lỏng lẻo ngay từ ban đầu ví dụ như giao toàn bộ hồ sơ xe máy cho khách hàng khi chưa nhận đủ tiền trả của khách (chưa tuân thủ về thanh toán trong hợp đồng kinh tế) đã ký kết dẫn tới việc Công ty không đủ cơ sở để ràng buộc trách nhiệm vật chất với khách hàng đối với khoản nợ (mặc dù khách hàng đã có cam kết nhận nợ và trả nợ) dẫn đếnphát sinh nợ khó đòi
- Việc thanh quyết toán, đối chiếu công nợ với khách hàng không được thực hiện thường xuyên vì vậy gây khó khăn cho công tác thu nợ
- Việc đôn đốc công tác thu hồi nợ chưa được tiến hành triệt để
- Nhiều khoản công nợ tại DN không xác định được đối tượng nợ để có biện pháp xử lý.
- Tồn tại nhiều khoản công nợ khó đòi chưa xử lý (khi làm trợ lý kiểm toán phảI thu thập hồ sơ diễn biến khoản nợ)
 5. Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ chưa được thực hiện đúng và đầy đủ
- Lập dự phòng theo theo quy định tại Nghị định 109 mà chưa có đủ hồ sơ theo quy định tại TT 107
- Nhiều khoản công nợ có số dư trên 3 năm đã đã được trích lập dự phòng nhưng chưa được xử lý
- Một số khoản công nợ phảI thu có số dư từ những năm trước chuyển sang, đơn vị vẫn chưa có biện pháp đôn đốc thu hồi công nợ.
- Công nợ phải thu còn tồn đọng kéo dài, chưa rà soát các nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được trích lập hoặc trích lập chưa đúg theo quy định.
 - Riêng đối với công nợ phải thu nội bộ: Chưa bù trừ hết các công nợ nội bộ do để không đúng tính chất tài khoản (Ví dụ trong trường hợp đơn vị cấp dưới có tổ chức công tác kế toán riêng mới hạch toán qua TK 136, 336)

KINH NGHIỆM 3: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 3: Các tài sản ngắn hạn, dài hạn khác 1. TK 141 Về chứng từ - Một số giấy đề nghị tạm ứng không ghi lý do, mục đích chi tạm ứng

- Trên đề nghị  tạm ứng là tên một người, nhưng nhận tiền là người khác
- Giấy đề nghị tạm ứng không ghi họ tên người tạm ứng, bộ phận làm việc, lý do tạm ứng và thời gian hoàn ứng.
 Về hạch toán
- Hạch toán trên khoản mục tạm ứng một số khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp
- Một số khoản tạm ứng không phục vụ mục đích kinh doanh
- Một số đối tượng tạm ứng, chưa tiến hành hoàn ứng đã tạm ứng lần tiếp theo
- Đối tượng theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết trên sổ kế toán chưa đúng đối tượng trên chứng từ kế toán như Đối tượng: Khách sạn A, thực  thực chất là số dư tạm ứng của ông A… cán bộ thuộc khách sạn A
- Quy trình hạch toán tạm ứng chưa đúng quy trình, làm đội số phát sinh tiền mặt
 Về quản lý và thu hồi công nợ tạm ứng
- Tồn tại nhiều khoản tạm ứng lâu ngày không thu hồi được
- Chưa thực hiện xác nhận công nợ tạm ứng tại thời điểm kết thúc niên độ
 2. TK 142, 242
 Về theo dõi chi tiết
- Một số đơn vị không chi tiết được số dư 242 theo từng nội dung để từ đó có thể kiểm tra việc phân bổ, trong trường hợp này số phát sinh trong năm, chúng ta nên tách chi tiết trước theo chứng từ, còn số dư đầu năm rà soát, tách chi tiết dần dần
- Một số đơn vị chưa theo dõi chi tiết được giá trị từng loại công cụ dụng cụ đã xuất dùng theo thời gian sử dụng để làm cơ sở phân bổ chi phí trả trước dài hạn.
 Về hạch toán
- Dùng tài khoản 242 để treo các chi phí, thực chất là chi phí phát sinh trong năm như chi phí sửa chữa tài sản, chi phí lãI vay, thậm chí treo lại chi phí quản lý
- Số chi vượt kế hoạch cấp trên cũng được phản ánh trên TK 242 - trong khi doanh thu t­ương ứng với phần chi phí đã đư­ợc ghi nhận đầy đủ.
- Việc phân bổ chi phí trả trước dài hạn phụ thuộc vào kết quả hoạt động của đơn vị, đa số các chi phí trả trước dài hạn phân bổ không nhất quán, lúc phân bổ 100 %, lúc phân bổ dần. 
3. TK 144, 244
- Chưa có hóa đơn chứng từ, hợp đồng, cam kết hợp lệ.
- Nội dung các khoản kí quỹ, kí cược không rõ ràng.- Chưa có đối chiếu xác nhận số dư với bên nhận kí quỹ, kí cược ngày khóa sổ kế toán cuối năm.- Hạch toán sai khoản cầm cố, kí quỹ, kí cược vào tài khoản phải thu khác 138.- Không theo dõi chi tiết từng loại.

KINH NGHIỆM 4: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 4 Các khoản đầu tư tài chính TK 121: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn TK 128: Đầu tư ngắn hạn khác

Sau khi trừ đi các khoản đầu tư đã được tính vào chỉ tiêu “ Các khoản tương đương tiền”.
TK 129 : Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn
TK 221 : Đầu tư vào Công ty con
TK 222: Vốn góp liên doanh
TK 223: Đầu tư vào công ty liên kết
TK 228: Đầu tư dài hạn khác
TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn
Các sai sót thường gặp
 Về chứng từ
- Nhiều đơn vị đầu tư rất nhiều công ty con, công ty liên doanh, công ty liên kết và thường giao cho Phòng ban có liên quan và Phòng Tài chính Kế toán giúp Ban Giám đốc quản lý các khoản đầu tư này. Tuy nhiên việc quản lý hệ thống thông tin của Công ty liên quan đến các doanh nghiệp đầu tư còn có hạn chế;
 - Thông tin toàn cảnh về doanh nghiệp mà được lưu rời rạc ở các bộ phận khác nhau.  Do vậy sẽ hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trực tiếp;
 - Việc cập nhật các hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh doanh và các báo cáo về tình hình kinh doanh hiện tại còn chậm. Một số tài liệu được yêu cầu cung cấp trong quá trình kiểm toán như các Giấy phép đầu tư, Giấy đăng ký kinh doanh, Điều lệ Công ty, … Báo cáo kiểm toán chưa sẵn sàng mà phải chờ công ty con, công ty liên doanh, công ty liên kết cung cấp.
 - Một số khoản vốn góp của tập đoàn chưa có xác nhận của bên tham gia góp vốn hoặc cũng do hệ thống thông tin rời rạc, thiếu đầy đủ nên giá trị giá trị quyền sử dụng đất lô đất  góp vốn với giá trị vốn góp được các bên đánh giá chưa được phản ánh trên Báo cáo tài chính của Công ty mẹ khi đầu tư, hoặc có một số trường hợp tài sản cố định, công cụ dụng cụ đưa đI góp vốn nhưng không được bên nhận góp vốn công nhận nên sự chênh lệch giữa giá trị khoản đầu tư và vốn góp ghi nhận chưa có hướng được giảI quyết, và bên công ty mẹ cũng chưa thể nhận về số tài sản cố định, công cụ dụng cụ đã đưa đi góp vốn.
 - Tồn tại một số điểm về pháp lý cần làm rõ với bên góp vốn và hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan sớm như số vốn góp của CBNV công ty mẹ vào các Công ty con. Số vốn này do Công ty mẹ quản lý dưới hình thức được CBNV uỷ thác. Tuy nhiên trên các hồ sơ pháp lý của bên nhận vốn đầ tư xác nhận vốn góp thể hiện toàn bộ số vốn huy động từ CBNV đều do Công ty mẹ đứng tên sở hữu.
 - Các công ty này đang trong quá trình đầu tư, góp vốn ban đầu nên chưa hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
 Về hạch toán
- Hạch toán thiếu phần giá trị đầu tư vào công ty con trên Báo cáo tài chính của công ty mẹ (thường xảy ra ở trường hợp DNNN thành viên 100 % vốn Nhà nước chuyển sang cổ phần hóa)
- Hạch toán và theo dõi giá trị thẻ golf như một khoản đầu tư dài hạn, không hạch toán vào 242 và phân bổ theo thời hạn thẻ
- Không trích lập dự phòng hoặc trích lập không đúng;
- Phân loại sai các khoản đầu tư­ và không chuyển BĐSĐT theo đúng tính chất;
- Lãi phát sinh trư­ớc thời điểm đầu tư­ (mua) không ghi giảm khoản đầu t­ư mà ghi vào TK 515;
- Không ghi nhận lãi đ­ược thông báo mà ghi nhận khi lãi thực thu;
- Ghi nhận lãi trư­ớc ngày nhận đ­ược thông báo (thông báo sau 31/12).

KINH NGHIỆM 5: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 5: Hàng Tồn Kho - Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính. - Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.

- Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
- Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
- Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.- Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
- Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
- Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
- Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
- Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.
- Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
- Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…
- Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
- Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
- Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
- Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
- Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
- Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
- Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
- Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.
- Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
- Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.
- Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
- Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.
- Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.
- Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
- Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
- Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
- Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
- Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
- Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
- Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
- Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
- Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
- Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì.
- Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
- Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
- Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
- Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
- Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật,
chưa xử lý phế phẩm.
- Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.
- Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
- Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
- Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).
- Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

KINH NGHIỆM 6: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 6: TSCĐ và XDCB dở dang 1. TSCĐ hữu hình & vô hình - Quản lí TSCĐ chưa chặt chẽ: hồ sơ TSCĐ chưa đầy đủ, TSCĐ vẫn chưa chuyển quyền sở hữu cho đơn vị nhưng đã ghi nhận trên Bảng cân đối kế toán; không có sổ, thẻ chi tiết cho từng TSCĐ.

- Không tiến hành kiểm kê TSCĐ cuối kì, biên bản kiểm kê không phân loại TSCĐ không sử dụng, chờ thanh lý, đã hết khấu hao. Số chênh lệch trên sổ sách so với biên bản kiểm kê chưa được xử lý.
- Chứng từ liên quan đến TSCĐ không được lưu riêng với chứng từ kế toán.
- TSCĐ đưa vào hoạt động thiếu biên bản bàn giao, biên bản giao nhận.
- Hạch toán tăng TSCĐ chưa kịp thời theo biên bản bàn giao (hạch toán không đúng kì).
- Hạch toán tăng TSCĐ khi chưa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: quyết toán công trình, biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng…
- Không theo dõi sổ chi tiết nguồn vốn hình thành TSCĐ. Không theo dõi riêng các TSCĐ đem cầm cố, thế chấp.
- Phân loại TSCĐ vô hình sai: giá trị quyền sử dụng đất, chi phí đền bù và giải tỏa mặt bằng… Ghi nhận tăng nguyên giá tài sản cố định vô hình những nội dung không đúng quy định như chi phí thành lập Công ty, chi phí trong giai đoạn nghiên cứu…
- Chênh lệch nguyên giá, khấu hao lũy kế giữa bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, sổ chi tiết.
- Phân loại sai: tài sản không đủ chỉ tiêu ghi nhận TSCĐ nhưng vẫn ghi nhận là TSCĐ, hạch toán nhậm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.
- Chưa lập phiếu thanh toán khối lượng XDCB tự làm đã hoàn thành.
- Nâng cấp TSCĐ hoàn thành nhưng chưa ghi tăng nguyên giá TSCĐ, chưa xác định lại thời gian sử dụng hữu ích và điều chỉnh khấu hao phải trích vào chi phí trong kì.
- Hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ những nội dung không đúng chế độ quy định: ghi vào nguyên giá TSCĐ các chi phí phát sinh khi TSCĐ đã đưa vào sử dụng như chi phí lãi vay không được vốn hóa; chi phí sửa chữa lớn TSCĐ không mang tính nâng cấp, không làm tăng công suất hoặc thời gian sử dụng; ghi tăng nguyên giá không đúng với biên bản bàn giao, nghiệm thu…
- Chưa đăng kí phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế địa phương.
- Đơn vị áp dụng phương pháp tính, trích khấu hao không phù hợp, không nhất quán, xác định thời gian sử dụng hữu ích không hợp lí, mức trích khấu hao không đúng quy định, vượt quá mức khấu hao tối đa hoặc thấp hơn mức khấu hao tối thiểu được trích vào chi phí trong kì theo quy định tại TT 203.
- Trích hoặc thôi trích khấu hao tròn tháng hoặc tròn quý mà không theo ngày đưa TSCĐ vào sử dụng hoặc ngưng trích theo ngày ngưng sử dụng.
- Số khấu hao lũy kế chưa chính xác, khấu hao ở các bộ phận mà không được phân bổ.
- Tài sản đã hết thời gian sử dụng nhưng vẫn chưa trích hết khấu hao. Số chưa trích hết không được hạch toán vào chi phí trong kì.
- Vẫn trích khấu hao đối với tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục sử dụng.
- Trích khấu hao tính vào chi phí cả những TSCĐ không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Trích khấu hao đối với tài sản thuê hoạt động hoặc không trích khấu hao TSCĐ đi thuê tài chính. Không theo dõi ngoại bảng đối với TSCĐ thuê hoạt động.
- Chưa thực hiện đầy đủ thủ tục thanh lý TSCĐ: thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, quyết định thanh lý, không có biên bản thanh lý hoặc biên bản không có chữ kí của người có thẩm quyền…
- Không phát hành hóa đơn khi bán TSCĐ thanh lý.
- Hạch toán giảm TSCĐ khi thực tế chưa thanh lý, tháo dỡ, chưa có quyết định của HĐQT, Giám đốc,…- Không hạch toán đầy đủ, kịp thời thu nhập thu từ hoạt động thanh lý TSCĐ.
- Đầu tư TSCĐ trước khi có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền hoặc không có trong kế hoạch đầu tư được phê duyệt.
- TSCĐ đầu tư không đúng nguồn, mục đích: TSCĐ phục vụ lợi ích công cộng được đầu tư.
- Trích khấu hao vào chi phí SXKD những tài sản đầu tư bằng nguồn khác.
- Thời điểm trích khấu hao không theo thời điểm ghi nhận TSCĐ.
- Thực hiện khấu hao nhanh nhưng chưa đăng kí với cơ quan thuế địa phương và kết quả kinh doanh trong năm bị lỗ. Mức trích khấu hao nhanh vượt quá 1,2 lần so với khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- TSCĐ không còn sử dụng chưa được thanh lý. TSCĐ không cần dùng chờ thanh lý chưa được xuất ra khỏi sổ sách theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp, không được theo dõi tài sản ở ngoại bảng, vẫn tính và trích khấu hao tính vào chi phí.
- TSCĐ điều chuyển nội bộ có giá trị còn lại trên quyết định điều chuyển không khớp sổ kế toán.
- Chưa chuyển TSCĐ hữu hình có nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu thành công cụ dụng cụ theo quyết định 206/BTC.
- TSCĐ nhận bàn giao, góp vốn phải tiến hành đánh giá lại giá trị.
- Đầu tư TSCĐ không hợp lý: quá nhiều hoặc dùng nguồn vay ngắn hạn để đầu tư.
- Tài sản nhận điều động, điều chuyển theo quyết định của cấp trên chỉ ghi tăng nguyên giá mà không ghi nhận giá trị đã khấu hao.
- TSCĐ thuê tài chính hạch toán trên TK 211,213.
- Giá trị TSCĐ ghi nhận không phù hợp, TSCĐ được biếu tặng không được ghi nhận theo giá trị hợp lý, TS nhận bàn giao, góp vốn không được đánh giá lại khi giao nhận…
- Điều chuyển TSCĐ nội bộ, giá trị còn lại trên Quyết định điều chuyển và sổ sách kế toán không khớp.
- Một số TSCĐ có thời gian sử dụng còn lại khác nhau nhưng được gộp chung lại thành một tài sản hay một nhóm tài sản.
- TSCĐ đầu tư bằng nguồn vơn NSNN, cho công nhân viên sử dụng nhưng không thu tiền để thu hồi vốn đầu tư.
- Chưa tiến hành đánh giá lại TSCĐ khi thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp hoặc có đánh giá nhưng không phù hợp.
2. Tài sản cố định thuê tài chính
- Không mở sổ theo dõi TSCĐ thuê tài chính
- Thiếu hợp đồng thuê.
- Phân loại nhầm TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động.
- Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính, hạch toán khấu hao TSCĐ thuê tài chính không đúng theo hợp đồng thuê.
- Không theo dõi hoặc phân bổ tiền lãi thuê vào chi phí các kì không theo tiêu tức hợp lí. Hạch toán lãi vay TSCĐ thuê tài chính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính.
 3. Xây dựng cơ bản dở dang
- Chi phí XDCB dở dang cuối kì xác định chưa phù hợp, chỉ trên cơ sở ước tính.
- Không có kế hoạch, dự toán thiết kế cho công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ
- Không chi tiết các khoản đầu tư XDCB cuối kì là của công trình nào.
- Chi phí XDCB dở dang tồn đọng từ nhiều kì chưa được xử lý, đầu tư tiếp…
- Thủ tục đầu tư chưa đầy đủ: không có quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt dự toán, không tổ chức đấu thầu, chào hàng…
- Hồ sơ, chứng từ đầu tư thanh toán tiền chưa chặt chẽ: mua thiết bị không có hóa đơn, chi trả tiền cho đối tác nước ngoài, không thực hiện thanh toán qua NH.
- Khoản chi cho hoạt động XDCB không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Giá trị trên Báo cáo chi tiết đầu tư từng công trình chênh lệch với sổ kế toán.
- Thực hiện sửa chữa lớn không có phê duyệt của Tổng công ty/đạt tỷ lệ thấp.
- Hạch toán sai: chi phí sửa chữa lớn không ghi tăng nguyên giá mà đưa vào chi phí SXKD trong kì.
- Phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí khấu hao vào giá trị công trình chưa hợp lý, không có tiêu thức phân bổ thích hợp.
- Công trình hoàn thành bàn giao đã đưa vào sử dụng nhưng chưa hạch toán tăng TSCĐ, chưa trích khấu hao.
- Hạch toán vào chi phí XDCB dở dang những chi phí không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc tập hợp thiếu.
- Sửa chữa lớn không có kế hoạch, không dự trù kinh phí. Sửa chữa khi không có phiếu báo hỏng, khi hoàn thành không có quyết toán kinh phí sửa chữa, biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao.

KINH NGHIỆM 7: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 7: Nợ phải trả TK 331 : Phải trả cho người bán TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 335: Chi phí phải trả

TK 336: Phải trả nội bộ
TK: 3388: Các khoản phải trả, phải nộp khác
TK 344: Nhận ký quỹ ký cược dài hạn
TK 351: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
 Các sai sót thường gặp
 Việc đối chiếu công nợ thực hiện chưa đầy đủ
- Các khoản nợ phải trả chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định
- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp
- Công nợ phải trả chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhân
* Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối t­ượng rõ ràng;
* Một số đơn vị các khoản công nợ nội bộ không đối chiếu bằng văn bản, tuy nhiên do phần mềm kế toán đẩy lên trên Văn phòng, nên khi tổng hợp số liệu trên VP, khi phát hiện ra sai lệch, đã điều chỉnh số liệu đơn vị cấp dưới, tuy nhiên các điều chỉnh này chưa được thống nhất và thông báo hết cho các đơn vị cấp dưới. Nên khi đI kiểm toán các đơn vị cấp dưới số liệu trước kiểm toán khác với số liệu để tổng hợp toàn đơn vị
 Công tác theo dõi chi tiết công nợ còn hạn chế
- Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ
- Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán.
+ Một số khoản nợ phải trả của các đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ.
+ Một số đối tượng công nợ được mở nhiều tài khoản chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ
+ Một số mã công nợ của cùng một khách hàng đang được theo dõi ở  nhiều mã công nợ khác nhau
+ Đơn vị không liên kết mã khi hạch toán nên có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết (xảy ra nhiều ở bưu điện)
+ Theo dõi các khoản công nợ phải trả không theo từng nhà cung cấp mà theo đối tượng là các bộ phận. gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu
 Hạch toán chưa đúng quy định
 - Một số khoản chi phí đang treo bên Nợ TK 331 (tiền vận chuyển, mua vật tư phục vụ lắp đặt, chi phí tư vấn lập hồ sơ)
- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết
- Thực hiện Bù trừ công nợ phảI thu phảI trả không cùng một đối tượng
- Xác định công nợ phải trả về lãi vay cuối kỳ chưa đúng do chưa tính đến hết 31/12 năm tài chính đó, hoặc không tính lãI dự thu mà tính khi thanh toán chi trả.
- Chưa thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một nội dung công việc
- Các khoản công nợ chưa được hạch toán kịp thời mặc dù đã có Hóa đơn và thanh lý trong năm tài chính đó, các khoản nợ phải trả liên quan tới việc mua sắm hàng hoá, dịch vụ không được ghi sổ kế toán ngay khi phát sinh nghĩa vụ trả nợ mà chỉ được ghi nhận khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Do vậy chỉ tiêu Phải trả người bán trên BCTC trong năm  thấp hơn thực tế.
- Công nợ phải trả có gốc ngoại tệ chưa được đánh giá chênh lệch tỷ giá
- Các khoản chi phí thực tế phát sinh trong năm đó nhưng chưa ước tính, mà chỉ hạch toán khi có hóa đơn do bên bán phát hành trong năm tài chính tiếp theo
- Các khoản chi trích trước nhưng đến thời điểm kết thúc niên độ nhưng chưa chi
- Các khoản công nợ phảI thu, phảI trả nội bộ không kịp thời đối chiếu thưởng xuyên, nên chênh lệch không kịp thời phát hiện ra nguyên nhân, đơn vị tạm kết chuyển vào TK 3388
- Đối với các doanh nghiệp xây dựng, đa số khoản công nợ phảI trả nhà thầu thi công hạch toán theo số tiền ứng tr­ước, trong khi nhà thầu ch­ưa xuất hóa đơn GTGT cho phần hạng mục đã hoàn thành, dẫn đến cuối năm kế toán rất khó khăn cho công tác đối chiếu công nợ.
- Theo dõi một số khoản nợ phải thu, phải trả trong cùng một tài khoản chi tiết công nợ. làm cho số dư tài khoản phải trả khác và khoản phải trả người bán cùng bị phản ánh thấp hơn thực tế do đã bị bù trừ.
- Một số đơn vị đang phản ánh các khoản thu nhập khác, chi phí khác trên các tài khoản theo dõi công nợ phải thu khác, phải trả khác như thu, chi các hoạt động tư vấn tự làm, đấu thầu, nhượng bán vật tư cho các đơn vị , thu đền bù vật tư từ các nhà thầu, vật tư thu hồi từ các công trình sửa chữa lớn.
- Các khoản công nợ phải thu, phải trả giữa các đơn vị trực thuộc với nhau và một số khoản công nợ phải thu, phải trả khác giữa đơn vị trực thuộc với Công ty không được phản ánh trên các Tài khoản theo dõi công nợ nội bộ mà đang phản ánh như quan hệ giao dịch với các khách hàng, nhà cung cấp thông thường hoặc theo dõi trên các Tài khoản Phải thu khác, Phải trả phải nộp khác.
- Ch­ưa hạch toán đúng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và ch­ưa đánh giá lại số dư­ cuối năm.
 Xử lý các khoản nợ tồn đọng
 - Công nợ phải trả tồn đọng lâu ngày chưa xử lý
- Một số khoản công nợ thực tế không phảI trả nhưng chưa có biện pháp xử lý.

KINH NGHIỆM 8: NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Phần 8 Các khoản vay TK 311: Vay ngắn hạn TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả TK 341: Vay dài hạn TK 342: Nợ dài hạn

Các rủi ro thường gặp
Về chứng từ
- Hợp đồng vay cá nhân không ghi rõ số chứng minh nhân dân của người vay
- Các khoản vay hợp đồng hết hạn không ký hợp đồng gia hạn
- Hợp đồng không phải giám đốc công ty ký nhưng không có ủy quyền
- Đơn vị đang thực hiện ký với nhiều cán bộ công nhân viên tại các bộ phận trong công ty trên một hợp đồng vay mà không thực hiện ký hợp đồng vay với từng người riêng biệt
- Một số đơn vị cấp dưới vay vốn của đơn vị cấp trên, ghi nhận vào vào sản xuất kinh doanh số chi phí lãi vay theo thông báo của cấp trên, tuy nhiên trên cơ sở ghi nhận số chi phí lãi vay này chỉ có Thông báo của Tập đoàn mà không có các chứng từ kèm theo khác như hợp đồng vay lại, cơ sở tính lãi (số dư nợ gốc, lãi suất, …).
 Về vấn đề theo dõi chi tiết
- Chưa mở sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản vay có gốc ngoại tệ theo nguyên tệ.
- Hạch toán chi tiết các khoản vay theo từng dự án, công trình; chưa tổng hợp được theo dõi được theo đối tượng cho vay, khế ước/ hợp đồng vay. Do vậy khi cần tổng hợp thông tin và đối chiếu số liệu với bên cho vay, cán bộ kế toán phải mất rất nhiều thời gian, công sức để làm các báo cáo này một cách thủ công trên Microsoft Excel mà không thể khai thác được thế mạnh của việc sử dụng phần mềm kế toán.
- Một số khoản vay được ghi sổ kế toán các tài khoản Vay tại Văn phòng Công ty và thông báo cho các đơn vị sử dụng vốn nhận nợ qua tài khoản công nợ nội bộ; một số khoản vay khác do Công ty đứng ra vay và phân công cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tài khoản Vay;
Toàn bộ hợp đồng vay, chứng từ giao dịch với bên cho vay do Phòng Kế toán Công ty quản lý. Căn cứ các chứng từ này, kế toán Công ty làm các Thông báo hạch toán và gửi cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tại đơn vị. Khi gửi các Thông báo hạch toán, kế toán Công ty không gửi kèm bản sao các chứng từ gốc như bảng tính lãi của Ngân hàng, sổ phụ ngân hàng về số giải ngân khoản vay, chứng từ thanh toán nợ gốc làm cơ sở đầy đủ cho việc ghi sổ.
Kế toán ở các đơn vị trực thuộc chỉ biết được một phần thông tin về các khoản vốn vay mà mình đang sử dụng và ghi sổ kế toán dựa trên các Thông báo hạch toán mà Công ty gửi tới. Do vậy cán bộ kế toán đơn vị trực thuộc chỉ có thể ghi sổ theo thông báo của Công ty mà không thể chủ động kiểm tra, rà soát lại số liệu đã hạch toán. Bên cạnh đó do số lượng vay lớn, đầu công trình nhiều, việc ghi sổ lại được thực hiện ở nhiều đầu mối khác nhau nên các cán bộ được giao quản lý các khoản vay trên Văn phòng Công ty cũng không thể rà soát hết được việc hạch toán tại các đơn vị cấp dưới.
Do một phần ảnh hưởng của hệ thống thông tin ở các đầu mối thiếu đầy đủ, nên việc ghi nhận chi phí lãi vay của một số dự án có sự nhầm lẫn nhưng không được phát hiện kịp thời như:
+ Lãi vay của một số công trình đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, nhưng vẫn hạch toán vào giá trị công trình.
+ Lãi vay công trình chưa hoàn thành  được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Về hạch toán chưa đúng quy định
- Chưa đánh giá số dư công nợ ngoại tệ tại thời điểm cuối năm
- Một số đơn vị chưa đánh giá, phân loại các khoản vay theo thời hạn thanh toán tại thời điểm cuối năm - Hạch toán như là một khoản vay, nhưng hoàn toàn không có chứng từ làm cơ sở ghi nhận khoản vay, đồng thời không có bất kỳ khoản lãI tiền vay nào liên quan được ghi nhận vào chi phí trong kỳ
- Khoản đi vay trên TK 338
- Việc ghi nhận các khoản chi phí lãi vay thường theo thời điểm nhận được thông báo tính lãi theo kỳ của bên cho vay. Do vậy một số khoản chi phí lãi vay của năm nay lại được ghi nhận vào chi phí của năm sau và một số khoản lãi vay của năm nay lại chưa được ước tính vào chi phí năm nay do chưa có thông báo của bên cho vay. Bên cạnh đó lại có những khoản lãi vay cho giai đoạn của năm sau đã được ghi nhận vào chi phí năm trước do đã có thông báo tính lãi của bên cho vay
- Vốn vay thuộc nguồn huy động tiền lương chưa thanh toán cho người lao động 
Một số khoản vay được ghi sổ kế toán các tài khoản Vay tại Văn phòng Công ty và thông báo cho các đơn vị sử dụng vốn nhận nợ qua tài khoản công nợ nội bộ; một số khoản vay khác do Công ty đứng ra vay và phân công cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tài khoản Vay;Toàn bộ hợp đồng vay, chứng từ giao dịch với bên cho vay do Phòng Kế toán Công ty quản lý. Căn cứ các chứng từ này, kế toán Công ty làm các Thông báo hạch toán và gửi cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tại đơn vị. Khi gửi các Thông báo hạch toán, kế toán Công ty không gửi kèm bản sao các chứng từ gốc như bảng tính lãi của Ngân hàng, sổ phụ ngân hàng về số giải ngân khoản vay, chứng từ thanh toán nợ gốc làm cơ sở đầy đủ cho việc ghi sổ.

Kế toán ở các đơn vị trực thuộc chỉ biết được một phần thông tin về các khoản vốn vay mà mình đang sử dụng và ghi sổ kế toán dựa trên các Thông báo hạch toán mà Công ty gửi tới. Do vậy cán bộ kế toán đơn vị trực thuộc chỉ có thể ghi sổ theo thông báo của Công ty mà không thể chủ động kiểm tra, rà soát lại số liệu đã hạch toán. Bên cạnh đó do số lượng vay lớn, đầu công trình nhiều, việc ghi sổ lại được thực hiện ở nhiều đầu mối khác nhau nên các cán bộ được giao quản lý các khoản vay trên Văn phòng Công ty cũng không thể rà soát hết được việc hạch toán tại các đơn vị cấp dưới.
Do một phần ảnh hưởng của hệ thống thông tin ở các đầu mối thiếu đầy đủ, nên việc ghi nhận chi phí lãi vay của một số dự án có sự nhầm lẫn nhưng không được phát hiện kịp thời như:
+ Lãi vay của một số công trình đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, nhưng vẫn hạch toán vào giá trị công trình.
+ Lãi vay công trình chưa hoàn thành  được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Về hạch toán chưa đúng quy định
- Chưa đánh giá số dư công nợ ngoại tệ tại thời điểm cuối năm
- Một số đơn vị chưa đánh giá, phân loại các khoản vay theo thời hạn thanh toán tại thời điểm cuối năm - Hạch toán như là một khoản vay, nhưng hoàn toàn không có chứng từ làm cơ sở ghi nhận khoản vay, đồng thời không có bất kỳ khoản lãI tiền vay nào liên quan được ghi nhận vào chi phí trong kỳ
- Khoản đi vay trên TK 338
- Việc ghi nhận các khoản chi phí lãi vay thường theo thời điểm nhận được thông báo tính lãi theo kỳ của bên cho vay. Do vậy một số khoản chi phí lãi vay của năm nay lại được ghi nhận vào chi phí của năm sau và một số khoản lãi vay của năm nay lại chưa được ước tính vào chi phí năm nay do chưa có thông báo của bên cho vay. Bên cạnh đó lại có những khoản lãi vay cho giai đoạn của năm sau đã được ghi nhận vào chi phí năm trước do đã có thông báo tính lãi của bên cho vay
- Vốn vay thuộc nguồn huy động tiền lương chưa thanh toán cho người lao động 
Share:

Unordered List

Được tạo bởi Blogger.

Pages

Ordered List

Lưu trữ Blog

Lưu trữ Blog

Recent Posts

Unordered List

Theme Support