Cách xử lý với hóa đơn viết sai

Khi viết hóa đơn, cần phải tuân theo các nguyên tắc lập hóa đơn tại Căn cứ: Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày   31  tháng  3   năm 2014 hướng dẫn 51/2010/NĐ-CP 04/2014/NĐ-CP hóa đơn bán hàng hóa dịch, các lỗi kế toán vẫn thường hay mắc phải lỗi khi xuất hóa đơn như sau: sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên công ty, sai địa chỉ, mã số thuế, sai ngày tháng…

-      Tất cả những sai sót trên đều là hóa đơn không hợp lệ đối với bên mua

-      Bên bán là hóa đơn bán ra nên đã bị tính thuế TNDN 20% + 10% thuế GTGT nên việc hợp lệ hay không hợp lệ không quan trọng với họ nhưng sẽ bị phạt theo Thông tư Số:  10 /2014/TT-BTC Hà Nội, ngày  17  tháng  1  năm 2014 Hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Vì vậy kế toán cần phải biết cách xử lý những sai sót đó khi gặp phải những trường hợp như trên.

-Căn cứ pháp lý theo: Điều 20 của  Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày   31  tháng  3   năm 2014 hướng dẫn 51/2010/NĐ-CP 04/2014/NĐ-CP hóa đơn bán hàng hóa dịch 

+ Khoản 7 Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi TT 39) về thuế GTGT, quản lý thuế và hóa đơn

1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống nên chưa giao cho khách hàng:

Theo khoản 1 - Điều 20 của TT 39: "1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai."

Cụ thể cách xử lý như sau:

- Trường hợp 1: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:

+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai (không xé): ghi chú sai sót lý do gì? Hoặc chỉ gạch chéo là xong

+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.

- Hai bên mua và bán không cần phải lâp biên bản thu hồi

- Hóa đơn này bên Bán khi báo cáo sử dụng hóa đơn kê vào mục xóa bỏ  [15] 

- Trường hợp 2: hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:

+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.

+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.

+ Bước 3: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn lấy bằng keo trong dán phía sau hóa đơn lại với gáy hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì bạn có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.

Chú ý: Thông thường xé ra khỏi cuống là phải lập biên bản thu hồi dù giao khách hàng rùi hay chưa giao. Nhưng thường cán bộ thuế sẽ du di nếu xem trên báo cáo thuế GTGT không kê khai + báo cáo Sử dụng Hóa đơn BC26 ghi mục XÓA bỏ cột chỉ tiêu [15] nếu không làm biên bản thu hồi có phạt thì cũng chỉ phạt vi phạm hành chính

2. Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng:

a, Chưa kê khai thuế:
Theo khoản 2 - điều 20 của Thông tư 39: "2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định."

Cụ thể các bước thực hiện:

+ Bước 1: Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản).

+ Bước 2: Thu hồi (lấy lại) hóa đơn Viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.lấy ghim bấm kẹp ngay tại cuốn 3 liên viết sai
 + Bước 3: Xuất lại hóa đơn mới (theo đúng quy định ). 

Chú ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.

b, Đã kê khai thuế:
Theo khoản 3 - điều 20 của Thông tư 39: "Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)."
Các bước thực hiện:

+ Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản xác nhận hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót. 

(lập 2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)

+ Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. 
 

Cách xử lý từng trường hợp sai sót cụ thể trên hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:

TH1: Sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT (đã kê khai thuế):

+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.

+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

Chú ý: Trên hóa đơn viết sai đang sai phần nào thì chúng ta điều chỉnh phần đó.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm các bạn không được ghi âm (tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm). Nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm.

= >  Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. 
 

TH2: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. 

(Theo khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Nhận làm BC thuế, BCTC, Dọn dẹp sổ sách quyết toán tiếp đoàn thanh tra thuế, đào tạo thực hành kế toán liên hệ

- Chu Đình Xinh (0906690003 or 0919905529),  Mail : chudinhxinh@gmail.com, skype: xinh.chu1